¿Cuáles son los diferentes tipos de formularios de orden de compra?
Las órdenes de compra cumplen la función de autorizar la compra de bienes o servicios de diferentes proveedores. Se utilizan varios formularios de orden de compra para diferentes tamaños y tipos de compras. Estos formularios incluyen solicitudes o solicitudes de compra, órdenes de compra regulares, órdenes de compra permanentes, órdenes de compra en general, contratos de servicios y órdenes de cambio.
En un proceso de pedido de compra regular, si una unidad de negocios necesita hacer una compra, prepara una solicitud de pedido de compra o la solicitud de detalles deseadas, la cantidad, el costo, el costo, cuando los artículos son necesarios y el proveedor preferido, si existe uno. La unidad comercial presenta la solicitud a un gerente que está autorizado para aprobar la compra o a un departamento de compras para su aprobación. Si la orden de compra es para una compra importante o una gran cantidad de dinero, podría requerir más de un nivel de aprobación antes de finalizarla.
El departamento de compras revisa la solicitud y selecciona el mejor proveedor para el Material o servicios. Después de aprobar la solicitud, se emite una orden de compra y se asigna un número, y ese número se hace referencia a toda la correspondencia relacionada con esa orden, a través de la entrega y el pago. Los formularios de orden de compra pueden ser electrónicos o impresos. La aparición del formulario de orden de compra no es importante; Es la información que establece el acuerdo entre el proveedor y el comprador.
Los formularios de orden de compra permanente se utilizan cuando una empresa necesita una entrega regular de una cantidad idéntica de material, como un envío mensual. Una orden de compra permanente aprueba el intervalo de entrega y el precio del producto básico, y especifica el tiempo que la orden permanente permanecerá vigente. Una orden de compra permanente también se puede utilizar para equipos o arrendamientos de mantenimiento que se llevarán a cabo durante un período determinado.
Se utilizan formularios de orden de compra generalPara cubrir la compra de rutina de pequeñas cantidades de artículos de bajo valor. Por ejemplo, una oficina podría tener una orden de compra general para la compra de suministros de papel, tinta y tóner para las funciones de copia e impresión. Un pedido general generalmente restringe los tipos de artículos que se pueden comprar y establece un límite de pedido individual y un límite de valor total, así como una fecha de vencimiento.
Los formularios de orden de compra contractual generalmente se utilizan para cubrir el trabajo requerido para completar un proyecto. Especifican exactamente qué trabajo se realizará y en qué horario. Una orden de compra contractual podría proporcionar pagos provisionales ya que el proyecto alcanza ciertos hitos. Si, durante el curso del proyecto, se hace necesario modificar los requisitos, se puede emitir una orden de cambio. Los detalles del orden de cambio precisamente qué especificaciones se han cambiado y se incorporan a la orden de compra original.
Los requisitos de la empresa pueden requerir una oferta de cualquier compra que cueste másque una cierta cantidad de dinero o que implican un tipo particular de bienes o servicios. En este caso, el departamento de compras solicitará ofertas. Después de que se hayan recibido y revisado las ofertas, el departamento de compras otorgará la orden de compra al postor exitoso.