Wat zijn de verschillende soorten inkooporderformulieren?
Aankoopopdrachten dienen de functie van het autoriseren van de aankoop van goederen of diensten van verschillende leveranciers. Verschillende inkooporderformulieren worden gebruikt voor verschillende maten en soorten aankopen. Deze formulieren omvatten aankoopaanvragen of verzoeken, reguliere inkoopopdrachten, permanente inkooporders, dekeninkoopopdrachten, contracten voor diensten en wijzigingsopdrachten.
In een regulier inkooporderproces, als een business unit een aankoop moet doen, bereidt het een inkooporderaanvraag of aanvraag voor de gewenste artikelen, hoeveelheid, de kosten van eenheid, wanneer de voorkeur is, als de voorkeur is, als de voorkeur is, als de voorkeur is, als er een is. De business unit presenteert het verzoek aan een manager die bevoegd is om de aankoop of een inkoopafdeling voor goedkeuring goed te keuren. Als de inkooporder voor een grote aankoop of een groot bedrag is, kan dit meer dan één goedkeuringsniveau vereisen voordat deze wordt afgerond.
De inkoopafdeling beoordeelt het verzoek en selecteert de beste verkoper voor de MAteriaal of diensten. Nadat het verzoek is goedgekeurd, wordt een inkooporder uitgegeven en een nummer toegewezen, en dat nummer wordt vervolgens verwezen op alle correspondentie met betrekking tot die bestelling, door middel van levering en betaling. Inkooporderformulieren kunnen elektronisch of afgedrukt zijn. Het uiterlijk van het formulier inkooporder is niet belangrijk; Het is de informatie hierover die de overeenkomst tussen de verkoper en de koper vaststelt.
Standaanstaande inkooporderformulieren worden gebruikt wanneer een bedrijf een regelmatige levering van een identieke hoeveelheid materiaal nodig heeft, zoals een maandelijkse verzending. Een staande inkooporder keurt het afleverinterval en de prijs van de grondstof goed, en het geeft aan de tijd dat de staande volgorde van kracht zal blijven. Een staande inkooporder kan ook worden gebruikt voor apparatuur of onderhoudslease die over een bepaalde periode doorgaan.
Formulieren van algemene inkooporder worden gebruiktom de routinematige aankoop van kleine hoeveelheden lage waarde items te dekken. Een kantoor kan bijvoorbeeld een algemene inkooporder hebben voor aankoop van papier-, inkt- en tonergeboden voor kopiëren en afdrukfuncties. Een algemene bestelling beperkt doorgaans de soorten items die kunnen worden gekocht en stelt een individuele bestellimiet in en een totale waardelimiet, evenals een vervaldatum.
Formulieren van contractuele inkooporder worden over het algemeen gebruikt om het werk te dekken dat nodig is om een project te voltooien. Ze specificeren precies welk werk zal worden uitgevoerd en op welk schema. Een contractuele inkooporder kan zorgen voor tussentijdse betalingen omdat het project bepaalde mijlpalen bereikt. Als het in de loop van het project nodig is om de vereisten te wijzigen, kan een wijzigingsbevel worden gegeven. De wijzigingsordergegevens precies welke specificaties zijn gewijzigd en zijn opgenomen in de oorspronkelijke inkooporder.
Vereisten van het bedrijf kunnen vragen om een bod op eventuele aankopen die meer kostendan een bepaalde hoeveelheid geld of dat een bepaald type goederen of diensten omvat. In dit geval zal de inkoopafdeling biedingen aanvragen. Nadat de biedingen zijn ontvangen en beoordeeld, zal de inkoopafdeling de inkooporder toekennen aan de succesvolle bieder.