Wat zijn de verschillende soorten inkooporderformulieren?
Inkooporders hebben als functie het autoriseren van de aankoop van goederen of diensten van verschillende leveranciers. Verschillende inkooporderformulieren worden gebruikt voor verschillende maten en soorten aankopen. Deze formulieren omvatten inkoopaanvragen of verzoeken, reguliere inkooporders, permanente inkooporders, algemene inkooporders, contracten voor services en wijzigingsorders.
In een regulier inkoopproces, als een bedrijfseenheid een inkoop moet doen, bereidt het een inkooporderaanvraag of aanvraag voor met vermelding van de gewenste artikelen, hoeveelheid, eenheidskosten, wanneer de artikelen vereist zijn en de gewenste leverancier, indien aanwezig. De business unit presenteert het verzoek aan een manager die geautoriseerd is om de aankoop goed te keuren of aan een inkoopafdeling voor goedkeuring. Als de bestelling betrekking heeft op een grote aankoop of een grote hoeveelheid geld, is er mogelijk meer dan één goedkeuringsniveau nodig voordat deze wordt afgerond.
De inkoopafdeling beoordeelt de aanvraag en selecteert de beste leverancier voor het materiaal of de services. Nadat het verzoek is goedgekeurd, wordt een inkooporder uitgegeven en wordt een nummer toegewezen. Naar dat nummer wordt vervolgens verwezen naar alle correspondentie met betrekking tot die order, door levering en betaling. Inkooporderformulieren kunnen elektronisch of afgedrukt zijn. Het uiterlijk van het bestelformulier is niet belangrijk; het is de informatie daarop die de overeenkomst tussen de verkoper en de koper tot stand brengt.
Permanente inkooporderformulieren worden gebruikt wanneer een bedrijf een regelmatige levering van een identieke hoeveelheid materiaal, zoals een maandelijkse verzending, nodig heeft. Een permanente inkooporder keurt het leveringsinterval en de prijs van de goederen goed en geeft de tijdsduur aan dat de permanente order van kracht blijft. Een permanente inkooporder kan ook worden gebruikt voor apparatuur- of onderhoudscontracten die gedurende een bepaalde periode worden uitgevoerd.
Algemene bestelbonnen worden gebruikt voor de routinematige aankoop van kleine hoeveelheden artikelen van lage waarde. Een kantoor kan bijvoorbeeld een algemene inkooporder hebben voor de aanschaf van papier, inkt en tonerbenodigdheden voor kopieer- en afdrukfuncties. Een algemene bestelling beperkt doorgaans de soorten items die kunnen worden gekocht en stelt een individuele bestellimiet en een totale waardelimiet in, evenals een vervaldatum.
Contractuele bestelbonnen worden meestal gebruikt om het werk te dekken dat nodig is om een project te voltooien. Ze specificeren precies welk werk zal worden uitgevoerd en op welk schema. Een contractuele inkooporder kan voorzien in tussentijdse betalingen naarmate het project bepaalde mijlpalen bereikt. Als het in de loop van het project nodig wordt om de vereisten te wijzigen, kan een wijzigingsorder worden uitgegeven. De wijzigingsorder geeft precies aan welke specificaties zijn gewijzigd en wordt opgenomen in de oorspronkelijke bestelling.
Bedrijfseisen kunnen een bod vragen op aankopen die meer kosten dan een bepaald bedrag of die betrekking hebben op een bepaald type goederen of diensten. In dit geval zal de inkoopafdeling biedingen aanvragen. Nadat de biedingen zijn ontvangen en beoordeeld, wijst de inkoopafdeling de bestelling toe aan de succesvolle bieder.