Jakie są różne rodzaje formularzy zamówień zakupu?
Zamówienia zakupu służą do autoryzacji zakupu towarów lub usług od różnych dostawców. Różne formularze zamówień zakupu są używane dla różnych rozmiarów i rodzajów zakupów. Te formularze obejmują zapotrzebowania lub prośby o zakup, regularne zamówienia, stałe zamówienia, ogólne zamówienia zakupu, umowy na usługi i zamówienia zmiany.
W przypadku zwykłego procesu zamówienia zakupu, jeśli jednostka biznesowa musi dokonać zakupu, przygotowuje żądanie zamówienia lub zapotrzebowania z wyszczególnieniem potrzebnych towarów, ilości, kosztu jednostkowego, kiedy towary są wymagane, oraz preferowanego dostawcy, jeśli taki istnieje. Jednostka biznesowa przedstawia wniosek kierownikowi, który jest upoważniony do zatwierdzenia zakupu, lub działowi zakupów do zatwierdzenia. Jeśli zamówienie dotyczy dużego zakupu lub dużej kwoty pieniędzy, może wymagać więcej niż jednego poziomu zatwierdzenia przed jego sfinalizowaniem.
Dział zakupów sprawdza wniosek i wybiera najlepszego dostawcę materiałów lub usług. Po zatwierdzeniu wniosku wydawane jest zamówienie zakupu, któremu przypisywany jest numer, który jest następnie przywoływany we wszelkiej korespondencji związanej z tym zamówieniem, poprzez dostawę i płatność. Formularze zamówień zakupu mogą być elektroniczne lub drukowane. Wygląd formularza zamówienia zakupu nie jest ważny; to zawarte w nim informacje ustanawiają umowę między sprzedawcą a kupującym.
Stałe formularze zamówień zakupu są używane, gdy firma potrzebuje regularnej dostawy identycznej ilości materiału, na przykład przesyłki miesięcznej. Stałe zamówienie zakupu zatwierdza interwał dostawy i cenę towaru oraz określa czas, przez jaki stałe zamówienie będzie obowiązywać. Stałe zamówienie może być również wykorzystane do leasingu sprzętu lub konserwacji, które będą obowiązywać przez określony czas.
Formularze zamówień zakupu zbiorczego służą do rutynowego zakupu niewielkich ilości towarów o niskiej wartości. Na przykład biuro może mieć ogólne zamówienie zakupu papieru, tuszu i tonera do funkcji kopiowania i drukowania. Zamówienie zbiorcze zazwyczaj ogranicza rodzaje przedmiotów, które można kupić, i określa limit pojedynczego zamówienia i limit wartości całkowitej, a także datę ważności.
Formularze kontraktowych zamówień zakupu są zwykle używane do pokrycia prac wymaganych do ukończenia projektu. Określają one dokładnie, jakie prace zostaną wykonane i zgodnie z harmonogramem. Umowne zamówienie zakupu może przewidywać płatności okresowe, gdy projekt osiągnie określone etapy. Jeśli w trakcie projektu konieczne będzie zmodyfikowanie wymagań, może zostać wydane polecenie zmiany. Zamówienie zmiany szczegółowo określa, które specyfikacje zostały zmienione i jest włączone do pierwotnego zamówienia.
Wymagania firmy mogą wymagać złożenia oferty na wszelkie zakupy, które będą kosztować więcej niż określoną kwotę lub które dotyczą określonego rodzaju towarów lub usług. W takim przypadku dział zakupów poprosi o oferty. Po otrzymaniu i sprawdzeniu ofert dział zakupów przyzna zamówienie zwycięskiemu oferentowi.