Jakie są różne rodzaje formularzy zamówień?
Zamówienia zakupu służą funkcji autoryzacji zakupu towarów lub usług od różnych dostawców. Różne formularze zamówień są używane do różnych rozmiarów i rodzajów zakupów. Formularze te obejmują zapotrzebowanie na zakup lub żądania, regularne zamówienia zakupowe, stałe zamówienia zakupowe, zamówienia na zakup kocy, umowy na usługi i zamówienia na zmiany.
W regularnym procesie zamówienia, jeśli jednostka biznesowa musi dokonać zakupu, przygotowuje żądanie zamówienia lub zapotrzebowanie szczegółowo opisując poszukiwane elementy, ilość, koszt jednostkowy, koszt jednostkowy, gdy elementy są wymagane i preferowane władzy. Jednostka biznesowa przedstawia prośbę menedżerowi, który jest upoważniony do zatwierdzenia zakupu lub działu zakupów do zatwierdzenia. Jeśli zlecenie zakupu dotyczy dużego zakupu lub dużej ilości pieniędzy, może wymagać więcej niż jednego poziomu zatwierdzenia przed jego sfinalizowaniem.
Dział zakupów dokonuje przeglądu żądania i wybiera najlepszego dostawcę Musługi lub usługi. Po zatwierdzeniu wniosku wydano zamówienie zakupu i przypisywane liczbę, a następnie numer ten jest odwoływany do całej korespondencji związanej z tym zamówieniem, poprzez dostawę i płatność. Formularze zamówień zakupu mogą być elektroniczne lub drukowane. Pojawienie się formularza zamówienia nie jest ważne; To informacje na ten temat ustanawiają umowę między dostawcą a kupującym.
Formularze stałego zamówienia są używane, gdy firma wymaga regularnej dostawy identycznej ilości materiału, takiej jak miesięczna wysyłka. Stałe zamówienie zakupu zatwierdza interwał dostawy i cenę towaru, a czas określa czas, w którym zlecenie stojące pozostanie. Zamówienie zakupu stojącego może być również wykorzystane do leasingu sprzętu lub konserwacji, które będą kontynuowane przez określony okres.
Zastosowane są formularze zamówień kocaAby pokryć rutynowy zakup małych ilości przedmiotów o niskiej wartości. Na przykład biuro może mieć ogólne zamówienie zakupu do zakupu papieru, atramentu i tonera do funkcji kopiowania i drukowania. Zamówienie kocowe zwykle ogranicza rodzaje elementów, które można kupić i ustawia indywidualny limit zamówienia i całkowity limit wartości, a także datę ważności.
Formularze zamówienia umowne są zwykle używane do pokrycia prac wymaganych do ukończenia projektu. Dokładnie określają, jaką pracę zostanie wykonana i na jakim harmonogramie. Zamówienie zakupu umownego może przewidzieć płatności tymczasowe, ponieważ projekt osiągnie określone kamienie milowe. Jeżeli w trakcie projektu konieczne jest zmodyfikowanie wymagań, może zostać wydane kolejność zmiany. Zamień zmiany szczegółowo opisuje, jakie specyfikacje zostały zmienione i są włączone do pierwotnego zamówienia zakupu.
Wymagania firmy mogą wymagać oferty w zakresie zakupów, które będą kosztować więcejniż pewna kwota pieniędzy lub które obejmują określony rodzaj towarów lub usług. W takim przypadku dział zakupów będzie żądał ofert. Po otrzymaniu i przeanalizowaniu ofert dział zakupów przyzna zamówienie zakupu odnoszącego sukcesy oferent