Vilka är de olika typerna av inköpsorder?

inköpsorder tjänar funktionen att godkänna köp av varor eller tjänster från olika leverantörer. Olika inköpsorder används för olika storlekar och typer av inköp. These forms include purchase requisitions or requests, regular purchase orders, standing purchase orders, blanket purchase orders, contracts for services and change orders.

In a regular purchase order process, if a business unit needs to make a purchase, it prepares a purchase order request or requisition detailing the items wanted, quantity, unit cost, when the items are required and the preferred vendor, if there is one. Affärsenheten presenterar begäran till en chef som är behörig att godkänna köpet eller till en inköpsavdelning för godkännande. Om inköpsordern är för ett stort köp eller en stor summa pengar kan det kräva mer än en godkännande nivå innan den slutförs.

Inköpsavdelningen granskar begäran och väljer den bästa leverantören för Material eller tjänster. Efter att begäran har godkänts utfärdas och tilldelas en inköpsorder ett nummer, och det numret hänvisas sedan till all korrespondens avseende den beställningen, genom leverans och betalning. Inköpsorder kan vara elektroniska eller tryckta. Utseendet på inköpsorderformuläret är inte viktigt; Det är informationen om den som fastställer avtalet mellan leverantören och köparen.

Stående inköpsorder används när ett företag behöver en regelbunden leverans av en identisk mängd material, till exempel en månatlig leverans. En stående inköpsorder godkänner leveransintervallet och priset på varan, och det anger hur lång tid den ständiga beställningen kommer att förbli i kraft. En stående inköpsorder kan också användas för utrustning eller underhållsavtal som kommer att fortsätta under en bestämd period.

filtköpsorder användsFör att täcka det rutinmässiga köpet av små mängder av lågvärde. Till exempel kan ett kontor ha en filtköpsorder för köp av papper, bläck och tonerförsörjning för kopiering och utskriftsfunktioner. En filtorder begränsar vanligtvis de typer av objekt som kan köpas och sätter en enskild beställningsgräns och en total värdegräns, samt ett utgångsdatum.

avtalsenliga inköpsorder används vanligtvis för att täcka det arbete som krävs för att slutföra ett projekt. De anger exakt vilket arbete som kommer att utföras och på vilket schema. En avtalsenlig inköpsorder kan tillhandahålla interimsbetalningar eftersom projektet når vissa milstolpar. Om det under projektets gång blir nödvändigt att ändra kraven, kan en ändringsorder utfärdas. Förändringsordern beskriver exakt vilka specifikationer som har ändrats och införlivas i den ursprungliga inköpsorder.

Företagets krav kan kräva ett bud på alla inköp som kommer att kosta merän en viss summa pengar eller som involverar en viss typ av varor eller tjänster. I detta fall kommer inköpsavdelningen att begära bud. Efter att buden har mottagits och granskats kommer inköpsavdelningen att tilldela inköpsorder till den framgångsrika budgivaren.