Vilka är de olika typerna av beställningsformulär?

Köporder tjänar som funktionen att godkänna köp av varor eller tjänster från olika leverantörer. Olika beställningsformulär används för olika storlekar och typer av inköp. Dessa formulär inkluderar inköpskrav eller förfrågningar, vanliga inköpsorder, stående inköpsorder, filtköporder, kontrakt för tjänster och ändringsorder.

I en vanlig inköpsorderprocess förbereder den en inköpsorderförfrågan eller rekvisition om en affärsenhet behöver göra ett inköp med detaljerade önskade artiklar, antal, enhetskostnad, när artiklarna krävs och den föredragna leverantören, om det finns en. Affärsenheten presenterar begäran till en chef som har behörighet att godkänna köpet eller till en inköpsavdelning för godkännande. Om beställningen avser ett större inköp eller en stor summa pengar kan det krävas mer än en godkännandegrad innan den slutförs.

Inköpsavdelningen granskar begäran och väljer den bästa leverantören för materialet eller tjänsterna. Efter att begäran har godkänts utfärdas en inköpsorder och tilldelas ett nummer, och det numret hänvisas sedan till all korrespondens som rör den beställningen genom leverans och betalning. Inköpsorder kan vara elektroniska eller tryckta. Utseendet på beställningsformuläret är inte viktigt. det är informationen om det som fastställer avtalet mellan säljaren och köparen.

Stående inköpsbeställningsformulär används när ett företag behöver regelbunden leverans av en identisk mängd material, till exempel en månadssändning. En stående inköpsorder bestämmer leveransintervallet och priset på varan, och den anger hur lång tid den stående beställningen kommer att gälla. En stående inköpsorder kan också användas för utrustning eller underhållshyror som kommer att pågå under en bestämd period.

Blanketter för beställningsformulär används för att täcka rutinmässigt inköp av små mängder föremål med lågt värde. Till exempel kan ett kontor ha en filtköpsorder för inköp av papper, bläck och toner för kopiering och utskriftsfunktioner. En filtbeställning begränsar vanligtvis de typer av artiklar som kan köpas och anger en individuell beställningsgräns och en totalvärdesgräns samt ett utgångsdatum.

Kontraktsformulär för beställningar används vanligtvis för att täcka det arbete som krävs för att genomföra ett projekt. De anger exakt vilket arbete som ska utföras och på vilket schema. En kontraktlig inköpsorder kan tillhandahålla mellanliggande betalningar när projektet når vissa milstolpar. Om det under projektets gång blir nödvändigt att ändra kraven kan en ändringsorder utfärdas. Ändringsordern anger exakt vilka specifikationer som har ändrats och integreras i den ursprungliga inköpsorder.

Företagets krav kan kräva ett bud på alla köp som kostar mer än en viss summa pengar eller som involverar en viss typ av varor eller tjänster. I detta fall kommer inköpsavdelningen att begära bud. När buden har mottagits och granskats tilldelar inköpsavdelningen inköpsordern till den framgångsrika budgivaren.