Hva er de forskjellige typene av bestillingsskjemaer?

Innkjøpsordrer tjener til å autorisere kjøp av varer eller tjenester fra forskjellige leverandører. Ulike innkjøpsordreskjemaer brukes til forskjellige størrelser og typer innkjøp. Disse skjemaene inkluderer innkjøpsrekvisisjoner eller forespørsler, vanlige innkjøpsordrer, stående innkjøpsordrer, teppe innkjøpsordrer, kontrakter for tjenester og endre ordre.

I en vanlig innkjøpsordreprosess, hvis en forretningsenhet trenger å foreta et kjøp, utarbeider den en innkjøpsordreforespørsel eller rekvisisjon med detaljene om ønsket, mengde, enhetskostnad, når varene er påkrevd og den foretrukne leverandøren, hvis det er en. Forretningsenheten presenterer forespørselen til en leder som er autorisert til å godkjenne kjøpet eller til en innkjøpsavdeling for godkjenning. Hvis innkjøpsordren er for et større kjøp eller et stort beløp, kan det kreve mer enn ett godkjenningsnivå før den er ferdigstilt.

Innkjøpsavdelingen vurderer forespørselen og velger den beste leverandøren for materialet eller tjenestene. Etter at forespørselen er godkjent, blir en innkjøpsordre gitt og tildelt et nummer, og det nummeret blir deretter referert til på alle korrespondanser relatert til den ordren, gjennom levering og betaling. Innkjøpsordreskjemaer kan være elektroniske eller trykte. Utseendet til innkjøpsordreskjemaet er ikke viktig; det er informasjonen på den som etablerer avtalen mellom leverandør og kjøper.

Stående innkjøpsordreskjemaer brukes når en bedrift trenger regelmessig levering av en identisk mengde materiale, for eksempel en månedlig forsendelse. En stående innkjøpsordre godkjenner leveringsintervallet og prisen på varen, og den angir hvor lang tid den stående ordren skal være i kraft. En stående innkjøpsordre kan også brukes til utstyr eller vedlikeholdskontrakter som vil fortsette over en bestemt periode.

Blankettbestillingsskjemaer brukes til å dekke det rutinemessige kjøpet av små mengder varer med lav verdi. For eksempel kan et kontor ha en teppeinnkjøpsordre for kjøp av papir, blekk og toner for kopiering og utskriftsfunksjoner. En teppeordre begrenser typisk hvilke typer varer som kan kjøpes, og angir en individuell ordregrense og en totalverdigrense, samt en utløpsdato.

Kontraktsbestillingsskjemaer brukes vanligvis til å dekke arbeidet som kreves for å fullføre et prosjekt. De spesifiserer nøyaktig hvilket arbeid som skal utføres og på hvilken tidsplan. En kontraktlig innkjøpsordre kan gi mellomliggende betalinger når prosjektet når visse milepæler. Hvis det i løpet av prosjektet blir nødvendig å endre kravene, kan det bli gitt en endringsordre. Endringsordren beskriver nøyaktig hvilke spesifikasjoner som er endret og er integrert i den opprinnelige innkjøpsordren.

Firmakrav kan kreve et bud på kjøp som koster mer enn et visst beløp eller som involverer en bestemt type varer eller tjenester. I dette tilfellet vil innkjøpsavdelingen be om bud. Etter at budene er mottatt og gjennomgått, vil innkjøpsavdelingen tildele innkjøpsordren til den vellykkede budgiveren.