注文書の種類は何ですか？

発注書は、さまざまなベンダーからの商品またはサービスの購入を許可する機能を果たします。 さまざまなサイズと種類の購入にさまざまな注文書が使用されます。 これらのフォームには、購買依頼または要求、通常の購入注文、継続購入注文、一括購入注文、サービス契約および変更注文が含まれます。

通常の購入注文プロセスでは、ビジネスユニットが購入を行う必要がある場合、購入注文のリクエスト、または必要なアイテム、数量、ユニットコスト、アイテムが必要な場合、優先ベンダー（ある場合）を詳述する要求を準備します。 ビジネスユニットは、購入を承認する権限のあるマネージャー、または承認のために購入部門に要求を提示します。 購入注文が大規模な購入または多額のお金のためのものである場合、確定する前に複数レベルの承認が必要になる場合があります。

購買部門はリクエストをレビューし、材料またはサービスに最適なベンダーを選択します。 要求が承認されると、発注書が発行されて番号が割り当てられ、その番号は、配達と支払いを通じて、その注文に関連するすべての通信で参照されます。 発注書は電子版または印刷版です。 発注書の外観は重要ではありません。 ベンダーとバイヤーの間で合意を確立するのは、その情報です。

永続的な発注書フォームは、毎月の出荷など、同じ量の材料を定期的に配送する必要がある場合に使用されます。 永続的な注文は、商品の配送間隔と価格を承認し、永続的な注文が有効である期間を指定します。 固定発注書は、一定の期間にわたって継続する機器または保守リースにも使用できます。

一括購入注文フォームは、少量の低価値アイテムの定期的な購入をカバーするために使用されます。 たとえば、オフィスには、コピーおよび印刷機能用の紙、インク、およびトナーのサプライ品を購入するための包括的な発注書がある場合があります。 通常、一括注文では、購入できるアイテムの種類が制限され、個別の注文制限と合計値制限、有効期限が設定されます。

通常、契約の発注書フォームは、プロジェクトを完了するために必要な作業をカバーするために使用されます。 それらは、実行される作業とスケジュールを正確に指定します。 プロジェクトが特定のマイルストーンに達すると、契約上の発注書が暫定的な支払いを提供する場合があります。 プロジェクトの進行中に要件を変更する必要が生じた場合、変更命令が発行される可能性があります。 変更注文は、変更された仕様を正確に詳述し、元の購入注文に組み込まれます。

企業の要件により、特定の金額以上の費用がかかる購入や、特定の種類の商品やサービスが関係する購入の入札が必要になる場合があります。 この場合、購買部門は入札を要求します。 入札を受け取って確認した後、購買部門は落札者に発注書を授与します。