Was sind die verschiedenen Arten von Bestellformularen?
Bestellungen haben die Funktion, den Kauf von Waren oder Dienstleistungen von verschiedenen Anbietern zu autorisieren. Verschiedene Bestellformulare werden für verschiedene Größen und Arten von Einkäufen verwendet. Diese Formulare umfassen Bestellanforderungen oder -anforderungen, reguläre Bestellungen, Daueraufträge, Rahmenbestellungen, Dienstleistungsverträge und Änderungsaufträge.
Wenn eine Geschäftseinheit in einem regulären Bestellprozess einen Einkauf tätigen muss, erstellt sie eine Bestellanforderung oder -anforderung, in der die gewünschten Artikel, die Menge, die Stückkosten, die benötigten Artikel und, falls vorhanden, der bevorzugte Lieferant aufgeführt sind. Der Geschäftsbereich legt die Anfrage einem Manager, der zur Genehmigung des Einkaufs berechtigt ist, oder einer Einkaufsabteilung zur Genehmigung vor. Wenn es sich bei der Bestellung um eine größere Bestellung oder einen großen Geldbetrag handelt, ist möglicherweise mehr als eine Genehmigungsstufe erforderlich, bevor die Bestellung abgeschlossen wird.
Die Einkaufsabteilung prüft die Anfrage und wählt den besten Lieferanten für das Material oder die Dienstleistungen aus. Nachdem die Anfrage genehmigt wurde, wird eine Bestellung ausgestellt und eine Nummer zugewiesen. Auf diese Nummer wird dann in allen Korrespondenz im Zusammenhang mit dieser Bestellung durch Lieferung und Zahlung verwiesen. Bestellformulare können elektronisch oder gedruckt sein. Das Aussehen des Bestellformulars ist nicht wichtig. es sind die darauf enthaltenen Informationen, die die Vereinbarung zwischen dem Verkäufer und dem Käufer begründen.
Ständige Bestellformulare werden verwendet, wenn ein Unternehmen eine regelmäßige Lieferung einer identischen Materialmenge benötigt, z. B. eine monatliche Lieferung. Eine Dauerbestellung genehmigt das Lieferintervall und den Preis der Ware und gibt die Dauer an, für die die Dauerbestellung gültig bleibt. Eine unbefristete Bestellung kann auch für Geräte- oder Wartungsleasingverträge verwendet werden, die über einen bestimmten Zeitraum laufen.
Pauschalbestellformulare werden verwendet, um den routinemäßigen Kauf kleiner Mengen von geringwertigen Artikeln abzudecken. Beispielsweise kann ein Büro eine Pauschalbestellung für den Kauf von Papier, Tinte und Toner für Kopier- und Druckfunktionen haben. Eine Pauschalbestellung schränkt normalerweise die Arten von Artikeln ein, die gekauft werden können, und legt ein individuelles Bestelllimit und ein Gesamtwertlimit sowie ein Ablaufdatum fest.
Vertragsbestellformulare werden in der Regel verwendet, um die für die Fertigstellung eines Projekts erforderlichen Arbeiten abzudecken. Sie legen genau fest, welche Arbeiten nach welchem Zeitplan durchgeführt werden. Eine vertragliche Bestellung kann Zwischenzahlungen vorsehen, wenn das Projekt bestimmte Meilensteine erreicht. Wenn es im Laufe des Projekts erforderlich wird, die Anforderungen zu ändern, kann ein Änderungsauftrag erteilt werden. Der Änderungsauftrag gibt genau an, welche Spezifikationen geändert wurden und ist in der ursprünglichen Bestellung enthalten.
Die Anforderungen des Unternehmens können ein Gebot für alle Einkäufe verlangen, die mehr als einen bestimmten Geldbetrag kosten oder eine bestimmte Art von Waren oder Dienstleistungen betreffen. In diesem Fall fordert die Einkaufsabteilung Gebote an. Nach Eingang und Prüfung der Angebote vergibt die Einkaufsabteilung die Bestellung an den erfolgreichen Bieter.