Jaké jsou různé typy formulářů objednávek?

Objednávky slouží k autorizaci nákupu zboží nebo služeb od různých prodejců. Pro různé velikosti a typy nákupů se používají různé formuláře objednávek. Tyto formuláře zahrnují požadavky na objednávku nebo žádosti, pravidelné objednávky, trvalé objednávky, paušální objednávky, smlouvy o službách a změny objednávek.

V případě běžného procesu objednávky, pokud obchodní jednotka potřebuje provést nákup, připraví žádost o objednávku nebo požadavek na objednávku s podrobnostmi o hledaných položkách, množství, jednotkových nákladech, když jsou položky požadovány, a preferovaném prodejci, pokud existuje. Obchodní jednotka předloží žádost manažerovi, který je oprávněn nákup schválit, nebo nákupnímu oddělení ke schválení. Pokud se objednávka týká velkého nákupu nebo velkého množství peněz, může před dokončením vyžadovat více než jednu úroveň schválení.

Oddělení nákupu žádost zkontroluje a vybere nejlepšího dodavatele materiálu nebo služeb. Po schválení žádosti je vydána objednávka a je jí přiděleno číslo, na které je poté odkazováno na veškerou korespondenci týkající se této objednávky, a to prostřednictvím dodání a platby. Objednávkové formuláře mohou být elektronické nebo tištěné. Vzhled formuláře objednávky není důležitý; jsou to informace o něm, které zakládají dohodu mezi prodejcem a kupujícím.

Formuláře trvalé objednávky se používají, pokud podnik potřebuje pravidelnou dodávku stejného množství materiálu, například měsíční zásilku. Trvalá objednávka schvaluje interval dodání a cenu komodity a určuje dobu, po kterou zůstane trvalá objednávka v platnosti. Trvalá objednávka může být také použita pro nájem vybavení nebo údržby, který bude pokračovat po stanovenou dobu.

Formuláře objednávek hromadné objednávky se používají k pokrytí rutinního nákupu malého množství položek s nízkou hodnotou. Například kancelář může mít plošnou objednávku na nákup papíru, inkoustu a toneru pro kopírování a tisk. Jednorázová objednávka obvykle omezuje typy položek, které lze zakoupit, a nastavuje individuální limit objednávky a limit celkové hodnoty, jakož i datum vypršení platnosti.

Smluvní formuláře objednávek se obvykle používají k pokrytí práce potřebné k dokončení projektu. Určují přesně, jaká práce bude provedena a na jakém harmonogramu. Smluvní nákupní objednávka může stanovit průběžné platby, protože projekt dosáhne určitých milníků. Pokud v průběhu projektu bude nutné upravit požadavky, může být vydán příkaz ke změně. Změna objednávky přesně popisuje, jaké specifikace byly změněny a jsou začleněny do původní objednávky.

Požadavky společnosti mohou vyžadovat nabídku na všechny nákupy, které budou stát více než určité množství peněz nebo které zahrnují určitý druh zboží nebo služeb. V takovém případě bude nákupní oddělení požadovat nabídky. Poté, co byly nabídky přijaty a zkontrolovány, nákupní oddělení udělí objednávku úspěšnému uchazeči.