Hvad er de forskellige typer indkøbsordreformularer?

Indkøbsordrer tjener til at autorisere køb af varer eller tjenester fra forskellige leverandører. Forskellige indkøbsordreformularer bruges til forskellige størrelser og typer indkøb. Disse formularer inkluderer købsrekvisitioner eller anmodninger, regelmæssige indkøbsordrer, stående indkøbsordrer, tæde indkøbsordrer, kontrakter om tjenester og ændringsordrer.

I en almindelig indkøbsordreproces forbereder den en indkøbsordreforespørgsel eller rekvisition, hvis en forretningsenhed skal foretage et køb, med detaljer om de ønskede varer, mængde, enhedsomkostninger, når det kræves, og den foretrukne leverandør, hvis der er en. Forretningsenheden præsenterer anmodningen til en manager, der er autoriseret til at godkende købet eller til en indkøbsafdeling til godkendelse. Hvis indkøbsordren vedrører et større køb eller et stort beløb, kan det kræve mere end et godkendelsesniveau, før det afsluttes.

Indkøbsafdelingen gennemgår anmodningen og vælger den bedste leverandør af materialet eller tjenesterne. Når anmodningen er godkendt, udstedes en indkøbsordre og tildeles et nummer, og det nummer henvises derefter til al korrespondance, der vedrører den ordre, gennem levering og betaling. Indkøbsordreformularer kan være elektroniske eller trykte. Udseendet af formularen til indkøbsordrer er ikke vigtig; det er oplysningerne om det, der fastlægger aftalen mellem sælgeren og køberen.

Stående købsordreformularer bruges, når en virksomhed har brug for en regelmæssig levering af en identisk mængde materiale, såsom en månedlig forsendelse. En stående indkøbsordre godkender leveringsintervallet og prisen på varen, og den specificerer, hvor lang tid den stående ordre vil være i kraft. En stående indkøbsordre kan også bruges til udstyr eller vedligeholdelseskontrakter, der vil fortsætte over en bestemt periode.

Blanketter indkøbsordreskemaer bruges til at dække det rutinemæssige køb af små mængder varer med lav værdi. F.eks. Kan et kontor have en ordret indkøbsordre til køb af papir, blæk og toner til kopiering og udskrivningsfunktioner. En tæthedsbestilling begrænser typisk de typer varer, der kan købes, og indstiller en individuel ordregrænse og en samlet værdigrænse samt en udløbsdato.

Kontraktmæssige indkøbsordreskemaer bruges normalt til at dække det arbejde, der kræves for at gennemføre et projekt. De specificerer nøjagtigt, hvilket arbejde der skal udføres, og på hvilket skema. En kontraktmæssig indkøbsordre muliggør mellemliggende betalinger, da projektet når visse milepæle. Hvis det i løbet af projektet bliver nødvendigt at ændre kravene, kan der muligvis udstedes en ændringsordre. Ændringsordren specificerer præcist, hvilke specifikationer der er ændret og er indarbejdet i den originale indkøbsordre.

Virksomhedskrav kræver muligvis et bud på ethvert køb, der koster mere end et bestemt beløb, eller som involverer en bestemt type varer eller tjenester. I dette tilfælde vil indkøbsafdelingen anmode om bud. Efter at budene er modtaget og gennemgået, tildeler indkøbsafdelingen indkøbsordren til den succesrige byder.