Hvad er de forskellige typer indkøbsordreformularer?

Indkøbsordrer tjener funktionen til at godkende køb af varer eller tjenester fra forskellige leverandører. Forskellige indkøbsordreformularer bruges til forskellige størrelser og typer køb. Disse formularer inkluderer købsrekvisitioner eller anmodninger, regelmæssige indkøbsordrer, stående indkøbsordrer, tæpperopkøbsordrer, kontrakter om tjenester og ændringsordrer.

I en regelmæssig indkøbsordreproces, hvis en forretningsenhed skal foretage et køb, forbereder det en indkøbsordreanmodning eller rekvisition, der beskriver de ønskede varer, mængde, enhedsomkostninger, når de varer kræves og den foretrukne leverandør, hvis der er en. Forretningsenheden præsenterer anmodningen til en manager, der er autoriseret til at godkende købet eller til en indkøbsafdeling til godkendelse. Hvis indkøbsordren er til et større køb eller et stort beløb, kan det kræve mere end et niveau af godkendelse, før den er afsluttet.

Indkøbsafdelingen gennemgår anmodningen og vælger den bedste leverandør for Material eller tjenester. Når anmodningen er godkendt, udstedes og tildeles en indkøbsordre et nummer, og dette nummer henvises derefter til al korrespondance vedrørende denne ordre gennem levering og betaling. Formularer til indkøbsordre kan være elektronisk eller trykt. Udseendet af indkøbsordreformularen er ikke vigtig; Det er oplysningerne om det, der fastlægger aftalen mellem sælgeren og køberen.

Stående indkøbsordreformularer bruges, når en virksomhed har brug for en regelmæssig levering af en identisk mængde materiale, såsom en månedlig forsendelse. En stående indkøbsordre godkender leveringsintervallet og prisen på varen, og den specificerer den tid, hvor den stående orden forbliver i kraft. En stående indkøbsordre kan også bruges til udstyr eller vedligeholdelseslejekontrakter, der vil fortsætte over en bestemt periode.

formular til indkøbsordre brugesFor at dække rutinemæssige køb af små mængder af lavværdi-varer. For eksempel kan et kontor muligvis have en tæppe indkøbsordre til køb af papir, blæk og tonerforsyninger til kopiering og udskrivningsfunktioner. En tæppeordre begrænser typisk de typer af varer, der kan købes, og indstiller en individuel ordregrænse og en samlet værdigrænse samt en udløbsdato.

Kontraktlige indkøbsordreformularer bruges generelt til at dække det arbejde, der kræves for at gennemføre et projekt. De specificerer nøjagtigt, hvilket arbejde der skal udføres, og på hvilken tidsplan. En kontraktmæssig indkøbsordre kan muligvis sørge for midlertidige betalinger, når projektet når visse milepæle. Hvis det i løbet af projektet bliver nødvendigt at ændre kravene, kan der udstedes en ændringsordre. Ændringsordreoplysningerne præcist, hvilke specifikationer der er ændret og er indarbejdet i den originale indkøbsordre.

Virksomhedskrav kræver muligvis et bud på ethvert køb, der koster mereend et vist beløb eller involverer en bestemt type varer eller tjenester. I dette tilfælde vil indkøbsafdelingen anmode om bud. Efter at budene er modtaget og gennemgået, tildeler indkøbsafdelingen indkøbsordren til den succesrige bud.