¿Cuáles son los pasos para la reconciliación del libro mayor?
La reconciliación del libro mayor es un paso crítico para garantizar que las actividades financieras de una organización se hayan registrado correctamente, de modo que se pueda confiar en el estado financiero de la organización como un reflejo preciso de su condición financiera. La reconciliación en sí se refiere a la comparación de diferentes registros con el fin de garantizar que las cifras sean precisas y estén de acuerdo y, cuando no lo estén, ponerlas de acuerdo. Similar a la conciliación de la chequera personal, la conciliación del libro mayor implica verificar que todas las transacciones de la organización durante el período se registraron correctamente. Conciliar un libro mayor, por supuesto, es mucho más complejo y frecuentemente computarizado; aun así, la reconciliación del libro mayor de una gran corporación a veces puede llevar días.
El primer paso en el proceso de reconciliación del libro mayor es garantizar que los responsables de la conciliación no participen en la contabilización de sus cuentas. Tener un sistema de controles y equilibrios es esencial para prevenir el fraude o la malversación de fondos. Asimismo, debe mantenerse un registro contemporáneo y permanente de todas las transacciones. Por ejemplo, todos los ingresos deben registrarse rápidamente y depositarse diariamente en el banco. Las diferencias entre las cantidades depositadas en el banco y los ingresos pueden ser simplemente errores administrativos, pero también pueden descubrir actividades fraudulentas.
Las sumas de entradas en los libros auxiliares se contabilizan en "cuentas de conciliación" en el libro mayor. Las entradas en los libros auxiliares, como las cuentas por pagar o las cuentas por cobrar, deben compararse con sus documentos justificativos, y la suma de las entradas en cada libro auxiliar debe compararse con su entrada correspondiente en el libro mayor. Hay una serie de posibles errores diferentes que se pueden cometer al publicar en un libro mayor, y la mayoría de ellos no implican fraude o malversación de fondos. Por ejemplo, los artículos pueden contabilizarse con los montos de efectivo adecuados, pero en la cuenta incorrecta, o las cifras en una publicación pueden transponerse. Una reconciliación completa del libro mayor debería descubrir estos errores. Cuando se encuentran errores o discrepancias, no deben corregirse, sino registrarse por separado y publicarse como entradas de conciliación.
Una de las conciliaciones más importantes del libro mayor es la conciliación de efectivo, que compara las entradas del libro mayor con los registros de depósitos bancarios. Aunque los errores descubiertos en esta etapa pueden ser simples errores de cálculo administrativos, deben tomarse muy en serio; Si no se detectan, pueden dar lugar a una representación errónea de la posición financiera de la empresa en el estado financiero, que se extrae completamente del libro mayor.
Otro elemento importante de la reconciliación del libro mayor es el balance de prueba, que simplemente compara la suma de todos los débitos con la suma de todos los créditos. Si los dos totales no son iguales, las cuentas están fuera de balance y, como mínimo, se debe rastrear el error y realizar una entrada de corrección.
Especialmente en una organización grande, es imprudente esperar la preparación del estado financiero para conciliar el libro mayor. En cambio, la conciliación de las cuentas del libro mayor debe llevarse a cabo de manera continua a medida que se realizan contabilizaciones, y los componentes que comprenden los libros auxiliares deben revisarse y conciliarse con la mayor frecuencia posible. También debe tomarse un saldo de prueba con la frecuencia que sea posible, pero en ningún caso menos de una vez al mes.