¿Cuáles son los pasos para la reconciliación del libro mayor?
La reconciliación general del libro mayor es un paso crítico para garantizar que las actividades financieras de una organización se hayan registrado adecuadamente, por lo que el estado financiero de la organización puede confiar como un reflejo preciso de su condición financiera. La reconciliación misma se refiere a comparar diferentes registros con el fin de garantizar que las cifras sean precisas y de acuerdo y, cuando no lo están, poniéndolos de acuerdo. Similar a la reconciliación de la chequera personal, la reconciliación general del libro mayor implica verificar que todas las transacciones de la organización durante el período se registraron adecuadamente. Conciliar a un libro mayor, por supuesto, es mucho más complejo y con frecuencia computarizado; Aun así, la reconciliación general del libro mayor de una gran corporación a veces puede llevar días.
El primer paso en el proceso de reconciliación del libro mayor es garantizar que los responsables de la reconciliación no participen en la publicación de sus cuentas. Tener un sistema de CheCKS y equilibrios es esencial para prevenir el fraude o la malversación de fondos. Del mismo modo, se debe mantener un registro contemporáneo y permanente de todas las transacciones. Por ejemplo, todos los ingresos deben registrarse y depositarse rápidamente diariamente en el banco. Las diferencias entre las cantidades depositadas en el banco y los ingresos pueden ser simplemente errores clericales, pero también pueden descubrir la actividad fraudulenta.
Las sumas de entradas en los libros de contabilidad subsidiarios se publican para "conciliar cuentas" en el libro mayor general. Las entradas en los libros de contabilidad subsidiarios, como las cuentas por pagar o las cuentas por cobrar, deben compararse con sus documentos de respaldo, y la suma de las entradas en cada libro mayor subsidiario debe compararse con su entrada correspondiente en el libro mayor general. Hay varios errores posibles diferentes que se pueden hacer al publicar a un libro mayor general, y la mayoría de ellos no implican fraude o malversación de fondos. Para EXAMPLE, los artículos se pueden publicar con las cantidades de efectivo adecuadas, pero a la cuenta incorrecta, o las cifras en una publicación pueden transponerse. Una reconciliación general de Libro mayor debe descubrir estos errores. Cuando se encuentran errores o discrepancias, no deben corregirse, sino registrarse por separado y publicarse como entradas conciliantes.
Una de las conciliaciones generales más importantes de los contabilidades es la conciliación en efectivo, que compara las entradas del libro mayor con los registros de depósitos bancarios. Aunque los errores descubiertos en esta etapa pueden ser erróneas de cálculo clerical simples, deben tomarse muy en serio; Si no se atrapan, pueden dar lugar a una incorrección de la posición financiera de la Compañía en el estado financiero, que se extrae por completo del Ledger General.
Otro elemento importante de la reconciliación general del libro mayor es el saldo de prueba, que simplemente compara la suma de todos los débitos con la suma de todos los créditos. Si los dos totales no son iguales, las cuentas están fuera de balance and, al menos, el error debe rastrearse y hacer una entrada de corrección.
Especialmente en una gran organización, es imprudente esperar a la preparación del estado financiero para conciliar al libro mayor. En cambio, la reconciliación de las cuentas del libro mayor debe tener lugar de manera continua a medida que se realizan las publicaciones, y los componentes que comprenden los libros de contabilidad subsidiarios deben revisarse y conciliarse con la mayor frecuencia posible. Un saldo de prueba también debe tomarse tan frecuentemente como sea posible, pero en ningún caso menos de una vez al mes.