Jaké jsou kroky pro smíření hlavní knihy?
Sladění hlavní knihy je kritickým krokem k zajištění řádného zaznamenání finančních činností organizace, aby bylo možné věřit finančním výkazům organizace jako přesnému odrazu její finanční situace. Samotné odsouhlasení se týká porovnávání různých záznamů za účelem zajištění přesnosti a shodnosti údajů a, pokud nejsou, jejich uvedení do souladu. Podobně jako v případě sladění osobní šekové knížky zahrnuje usmíření v hlavní knize ověření, že všechny transakce organizace během daného období byly řádně zaznamenány. Sladění hlavní knihy je samozřejmě mnohem složitější a často automatizované; přesto smíření hlavní knihy velké společnosti někdy může trvat dny.
Prvním krokem v procesu usmíření v hlavní knize je zajistit, aby osoby odpovědné za usmíření nebyly zapojeny do účtování jejích účtů. Pro prevenci podvodů nebo zpronevěry je nezbytné mít systém kontrol a vyvážení. Stejně tak by měly být vedeny souběžné trvalé záznamy o všech transakcích. Například všechny příjmy by měly být okamžitě zaznamenány a uloženy denně v bance. Rozdíly mezi částkami uloženými v bance a příjmy mohou být jednoduše administrativní chyby, ale mohou také odhalit podvodnou činnost.
Součty položek v dceřiných účetních knihách jsou zaúčtovány na „účetní účty“ v hlavní knize. Položky v dceřiných účetních knihách, jako jsou závazky nebo pohledávky, by měly být porovnány s jejich podpůrnými dokumenty a součet položek v každé dceřiné knize by měl být porovnán s jejich odpovídajícími položkami v hlavní knize. Existuje mnoho různých možných chyb, které mohou být učiněny při zveřejňování na hlavní knize, a většina z nich nezahrnuje podvody nebo sprenevery. Například položky mohou být zaúčtovány se správnou peněžní částkou, ale na nesprávný účet nebo mohou být převedeny údaje v účtování. Důkladné smíření hlavní knihy by mělo tyto chyby odhalit. Pokud se zjistí chyby nebo nesrovnalosti, neměly by být opraveny, ale zaznamenávány samostatně a zaúčtovány jako srovnávací položky.
Jedním z nejdůležitějších odsouhlasení hlavní knihy je hotovostní odsouhlasení, které porovnává položky účetní knihy s záznamy o bankovních vkladech. Ačkoli chyby odhalené v této fázi mohou být jednoduchými administrativními výpočty, měly by se brát velmi vážně; pokud nejsou zachyceny, mohou mít za následek zkreslení finanční situace společnosti v účetní závěrce, která je zcela čerpána z hlavní knihy.
Dalším důležitým prvkem usmíření hlavní knihy je zkušební zůstatek, který jednoduše porovnává součet všech debetů se součtem všech kreditů. Pokud se oba součty neshodují, účty jsou nevyvážené a přinejmenším musí být chyba sledována a musí být proveden opravný zápis.
Zejména u velké organizace je netrpělivé čekat na přípravu účetní závěrky, aby se sladila hlavní kniha. Namísto toho by mělo být odsouhlasování účtů hlavní knihy průběžně prováděno, jakmile jsou účtovány, a komponenty, které tvoří dceřiné účetní knihy, by měly být přezkoumávány a odsouhlasovány co nejčastěji. Zkušební rovnováha by se měla brát také tak často, jak je to možné, ale v žádném případě méně než jednou za měsíc.