Jaké jsou kroky pro usmíření hlavní knihy?
Sladění hlavní knihy je kritickým krokem k zajištění toho, aby byly finanční činnosti organizace řádně zaznamenány, aby finanční výkaz organizace mohl důvěřovat jako přesný odraz své finanční situace. Samotné usmíření se týká porovnání různých záznamů za účelem zajištění toho, aby údaje byly přesné a dohody a pokud tak nejsou, je přivede k dohodě. Podobně jako sladění osobní šekové knížky, sladění hlavní knihy zahrnuje ověření, že všechny transakce organizace byly během tohoto období správně zaznamenány. Sladění hlavní knihy je samozřejmě mnohem složitější a často počítačové; Přesto může být obecné usmíření knihy velké korporace někdy trvat dny. Mít systém cheCKS a zůstatky jsou nezbytné pro prevenci podvodu nebo zpronevěry. Stejně tak by měl být zachován současný, trvalý záznam všech transakcí. Například všechny příjmy by měly být okamžitě zaznamenány a uloženy denně v bance. Rozdíly mezi částkami uloženými do banky a příjmy mohou být jednoduše administrativní chyby, ale mohou také odhalit podvodnou aktivitu.
Součty příspěvků v dceřiných knihách jsou zveřejněny na „Sladění účtů“ v hlavní knize. Přihlášky do dceřiných knih, jako jsou splatné účty nebo pohledávky, by měly být porovnány s jejich podpůrnými dokumenty a součet položek v každé dceřiné knize by měl být porovnán s jejich odpovídajícím zápisem do hlavní knihy. Existuje řada různých možných chyb, které mohou být provedeny při zveřejnění hlavní knihy a většina z nich nezahrnuje podvod nebo zpronevěra. Pro eXample, položky mohou být zveřejněny se správnými částkami hotovosti, ale na nesprávný účet nebo údaje v příspěvku mohou být transponovány. Důkladné usmíření hlavní knihy by mělo tyto chyby odhalit. Jsou -li nalezeny chyby nebo nesrovnalosti, neměly by být opraveny, ale zaznamenány samostatně a zveřejněny jako sladění položek.
Jednou z nejdůležitějších usmíření hlavních knih je hotovostní usmíření, které porovnává položky knihy s záznamy o bankovních vkladech. Ačkoli chyby odhalené v této fázi mohou být jednoduché duchovní nesprávné výpočty, měly by se brát velmi vážně; Pokud nejsou chyceni, mohou mít za následek nesprávné zařazení finanční situace společnosti ve finančním výkazu, která je zcela čerpána z hlavní knihy.
Dalším důležitým prvkem usmíření hlavní knihy je soulad s pokusem, který jednoduše porovnává součet všech debetů se součtem všech kreditů. Pokud tyto dva součty nejsou stejné, účty jsou mimo rovnováhu and přinejmenším musí být chyba sledována a provedena oprava.
Zejména ve velké organizaci je neochvějné čekat na přípravu účetní závěrky na sladění hlavní knihy. Místo toho by se mělo při provádění příspěvků průběžně probíhat smíření účtů hlavní knihy a komponenty, které obsahují knihy dceřiných společností, by měly být přezkoumávány a sladěny co nejčastěji. Zkušební zůstatek by měl být také považován za tak často, jak je to proveditelné, ale v žádném případě méně než jednou měsíčně.