Was sind die Schritte für die Hauptbuchabstimmung?
Die Hauptbuchabstimmung ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass die Finanzaktivitäten eines Unternehmens ordnungsgemäß erfasst wurden, sodass der Finanzbericht des Unternehmens als genaue Darstellung seiner Finanzlage vertrauenswürdig ist. Die Abstimmung selbst bezieht sich auf den Vergleich verschiedener Aufzeichnungen, um sicherzustellen, dass die Zahlen korrekt und übereinstimmend sind, und um sie in Übereinstimmung zu bringen, wenn dies nicht der Fall ist. Ähnlich wie bei der Abstimmung des persönlichen Scheckbuchs wird bei der Hauptbuchabstimmung überprüft, ob alle Transaktionen der Organisation während des Zeitraums ordnungsgemäß erfasst wurden. Die Abstimmung eines Hauptbuchs ist natürlich sehr viel komplexer und häufig computerisiert. Trotzdem kann der Hauptbuchabgleich eines großen Unternehmens manchmal Tage dauern.
Der erste Schritt bei der Hauptbuchabstimmung besteht darin, sicherzustellen, dass die für die Abstimmung Verantwortlichen nicht an der Buchung ihrer Konten beteiligt sind. Ein System der gegenseitigen Kontrolle ist unerlässlich, um Betrug oder Veruntreuung zu verhindern. Ebenso sollte eine zeitgleiche, permanente Aufzeichnung aller Transaktionen geführt werden. Beispielsweise sollten alle Einnahmen unverzüglich erfasst und täglich bei der Bank hinterlegt werden. Unterschiede zwischen den bei der Bank eingezahlten Beträgen und den Einnahmen können lediglich Schreibfehler sein, aber auch betrügerische Aktivitäten aufdecken.
Die Summen der Buchungen in den Nebenbüchern werden im Hauptbuch auf „Abstimmkonten“ gebucht. Einträge in den Nebenbüchern, z. B. Kreditorenbuchhaltung oder Debitorenbuchhaltung, sollten mit ihren Belegen verglichen werden, und die Summe der Einträge in den Nebenbüchern sollte mit den entsprechenden Einträgen im Hauptbuch verglichen werden. Es gibt eine Reihe von möglichen Fehlern, die bei der Buchung in ein Hauptbuch auftreten können, und die meisten von ihnen sind nicht mit Betrug oder Veruntreuung verbunden. Beispielsweise können Posten mit den richtigen Bargeldbeträgen, aber auf das falsche Konto gebucht werden, oder die Zahlen in einer Buchung können umgesetzt werden. Eine gründliche Hauptbuchabstimmung sollte diese Fehler aufdecken. Wenn Fehler oder Unstimmigkeiten festgestellt werden, sollten diese nicht korrigiert, sondern separat erfasst und als Abgleichbuchungen gebucht werden.
Eine der wichtigsten Hauptbuchabstimmungen ist die Barabstimmung, bei der Hauptbucheinträge mit Bankguthaben abgeglichen werden. Zu diesem Zeitpunkt aufgedeckte Fehler können zwar einfache Schreibfehler sein, sollten jedoch sehr ernst genommen werden. Wenn sie nicht erfasst werden, kann dies zu einer fehlerhaften Darstellung der Finanzlage des Unternehmens im Jahresabschluss führen, die vollständig aus dem Hauptbuch stammt.
Ein weiteres wichtiges Element der Hauptbuchabstimmung ist der Probesaldo, bei dem einfach die Summe aller Belastungen mit der Summe aller Gutschriften verglichen wird. Wenn die beiden Summen nicht gleich sind, sind die Konten nicht ausgeglichen, und zumindest muss der Fehler aufgespürt und eine Korrekturbuchung vorgenommen werden.
Insbesondere in großen Unternehmen ist es unklug, auf die Erstellung des Jahresabschlusses zu warten, um das Hauptbuch abzustimmen. Stattdessen sollte die Abstimmung von Hauptbuchkonten laufend erfolgen, wenn Buchungen vorgenommen werden, und die Komponenten, aus denen die Nebenbücher bestehen, sollten so häufig wie möglich überprüft und abgestimmt werden. Ein Probeguthaben sollte auch so oft wie möglich genommen werden, jedoch in keinem Fall weniger als einmal im Monat.