Hvad er trinnene til afstemning af hovedbogen?
Afstemning mellem hovedbøger er et kritisk skridt for at sikre, at en organisations økonomiske aktiviteter er korrekt registreret, så organisationens økonomiske redegørelse kan stole på som en nøjagtig afspejling af dens økonomiske forhold. Afstemning i sig selv refererer til at sammenligne forskellige poster med det formål at sikre, at tallene er nøjagtige og enige, og når de ikke er det, at bringe dem til enighed. I lighed med at afstemme ens personlige checkbog involverer hovedbogen afstemning at verificere, at alle organisationens transaktioner i perioden blev korrekt registreret. At forene en hovedbog er naturligvis meget mere kompliceret og ofte edb; alligevel kan et stort selskabs hovedforeningsafstemning undertiden tage dage.
Det første trin i processen med hovedforsoningsafstemning er at sikre, at de, der er ansvarlige for forsoningen, ikke er involveret i bogføringen af dens konti. At have et system med kontrol og balance er vigtigt for at forhindre svig eller underslag. Ligeledes bør der føres en samtidig permanent registrering af alle transaktioner. For eksempel skal alle indtægter straks registreres og deponeres dagligt i banken. Forskelle mellem de beløb, der er indbetalt til banken og indtægterne, kan simpelthen være gejstlige fejl, men kan også afsløre svigagtig aktivitet.
Summen af posteringer i datterselskabets bogføringer bogføres til ”afstemning af konti” i hovedbogen. Indtægter i datterselskabsregnskaber, såsom tilgodehavender eller tilgodehavender, skal sammenlignes med deres underlagsdokumenter, og summen af posteringer i hver datterselskabsregnskab skal sammenlignes med deres tilsvarende indgang i hovedbogen. Der er en række forskellige mulige fejl, der kan være foretaget ved udstationering til en hovedbog, og de fleste af dem involverer ikke svindel eller underslag. For eksempel kan poster bogføres med de rette kontante beløb, men til den forkerte konto, eller tallene i en bogføring kan transponeres. En grundig generalbørsafstemning bør afsløre disse fejl. Når der findes fejl eller uoverensstemmelser, bør de ikke rettes, men registreres separat og bogføres som afstemningsposter.
En af de vigtigste hovedbokafstemninger er kontantafstemningen, der sammenligner hovedboksposter mod bankindskudsposter. Selvom fejl, der er afsløret på dette tidspunkt, kan være enkle, geografiske fejlagtige beregninger, skal de tages meget alvorligt; hvis de ikke bliver fanget, kan de resultere i en fejlinformation af selskabets økonomiske stilling i årsregnskabet, der helt trækkes fra hovedbogen.
Et andet vigtigt element i hovedbokafstemningen er prøvebalancen, der simpelthen sammenligner summen af alle debiteringer med summen af alle kreditter. Hvis de to totaler ikke er ens, er regnskaberne ikke i balance, og i det mindste skal fejlen spores, og der foretages en korrigerende post.
Især i en stor organisation er det uhensigtsmæssigt at vente på udarbejdelsen af årsregnskabet for at forene hovedbogen. I stedet skal afstemning af hovedboksregnskaber ske løbende, efterhånden som posteringer foretages, og komponenterne, der omfatter datterselskabernes hovedbøger, bør gennemgås og afstemmes så ofte som muligt. En prøvebalance skal også tages så hyppigt som muligt, men under ingen omstændigheder mindre end en gang om måneden.