Vilka är stegen för avstämning av huvudbok?

General Ledger Reconciliation är ett kritiskt steg för att säkerställa att en organisations finansiella verksamhet har registrerats korrekt, så att organisationens finansiella rapporter kan lita på som en exakt återspegling av dess ekonomiska tillstånd. Försoning i sig hänvisar till att jämföra olika poster i syfte att säkerställa att siffrorna är korrekta och i överensstämmelse och, när de inte är, förenar dem. I likhet med att förena ens personliga checkbok, innebär generalboksavstämning att verifiera att alla organisationens transaktioner under perioden registrerades korrekt. Att förena en huvudbok är naturligtvis mycket mer komplex och ofta datoriserad; Trots detta kan ett stort företags avstämning av huvudbok ibland ta dagar.

Det första steget i processen för generalboksavstämning är att säkerställa att de som är ansvariga för försoningen inte är involverade i utläggningen av dess konton. Har ett system av cheCK: er och balanser är avgörande för att förebygga bedrägeri eller förskingring. På samma sätt bör en samtidig, permanent post hållas av alla transaktioner. Till exempel bör alla intäkter omedelbart registreras och deponeras dagligen i banken. Skillnader mellan de belopp som de avsätts till banken och intäkterna kan helt enkelt vara kontoristiska fel, men kan också avslöja bedräglig aktivitet.

summorna av poster i dotterbolagsbokarna publiceras för att ”förena konton” i huvudboken. Anmälningar i dotterbolagen Ledgers, såsom kundfordringar eller kundfordringar, bör jämföras med deras stöddokument, och summan av poster i varje dotterbolag bör jämföras med motsvarande inträde i huvudboken. Det finns ett antal olika möjliga fel som kan göras i att publicera till en huvudbok, och de flesta av dem innebär inte bedrägeri eller förskingring. För eXample, artiklar kan publiceras med rätt kontantbelopp, men till fel konto, eller siffrorna i en post kan transponeras. En grundlig huvudbokförsoning bör avslöja dessa fel. När fel eller avvikelser hittas bör de inte korrigeras, men registreras separat och publiceras som förena poster.

En av de viktigaste avstämningarna i huvudboken är kontantavstämningen, som jämför huvudboksposter mot bankinsättningsregister. Även om fel som avslöjas i detta skede kan vara enkla kontoristiska felberäkningar, bör de tas mycket på allvar; Om de inte fångas kan de resultera i en felaktig information om företagets ekonomiska ställning i finansiella rapporterna, som hämtas helt från huvudboken.

Ett annat viktigt inslag i den allmänna bokavstämningen är rättegångsbalansen, som helt enkelt jämför summan av alla debiteringar med summan av alla poäng. Om de två totalerna inte är lika är kontona i balans aND åtminstone måste felet spåras och en korrigerande post görs.

Särskilt i en stor organisation är det osynligt att vänta på att förberedelserna för finansiella rapporterna ska förena huvudboken. Istället bör avstämning av generella huvudbokskonton äga rum pågående när inlägg görs, och de komponenter som omfattar dotterbolagen bör granskas och förenas så ofta som möjligt. En provbalans bör också tas så ofta som är praktiskt möjligt, men i inget fall mindre än en gång i månaden.