Quelles sont les étapes de la réconciliation générale du grand livre?
La réconciliation générale du grand livre est une étape essentielle pour garantir que les activités financières d'une organisation ont été correctement enregistrées, afin que les états financiers de l'organisation puissent être fidèles à un reflet fidèle de sa situation financière. La réconciliation elle-même fait référence à la comparaison de différents dossiers dans le but de s'assurer que les chiffres sont exacts et en accord et, lorsqu'ils ne le sont pas, les mettant en accord. Semblable à la réconciliation de son chéquier personnel, la réconciliation générale du grand livre consiste à vérifier que toutes les transactions de l'organisation au cours de la période ont été correctement enregistrées. La réconciliation d'un grand livre général, bien sûr, est beaucoup plus complexe et fréquemment informatisée; Malgré cela, la réconciliation générale du grand livre d'une grande société peut parfois prendre des jours.
La première étape du processus de réconciliation du grand livre est de s'assurer que les responsables de la réconciliation ne sont pas impliqués dans la publication de ses comptes. Avoir un système de CheCKS et contrepoids sont essentiels pour prévenir la fraude ou le détournement. De même, un dossier contemporain et permanent devrait être tenu de toutes les transactions. Par exemple, tous les revenus doivent être rapidement enregistrés et déposés quotidiennement à la banque. Les différences entre les montants déposés à la banque et aux revenus peuvent simplement être des erreurs de bureau, mais peuvent également découvrir des activités frauduleuses.
Les sommes des entrées dans les livres de filiales sont publiées pour «réconcilier les comptes» dans le grand livre général. Les inscriptions dans les livres de filiales, telles que les comptes payables ou les débiteurs, doivent être comparées à leurs documents de support, et la somme des entrées dans chaque registre subsidiaire doit être comparée à leur entrée correspondante dans le grand livre général. Il existe un certain nombre d'erreurs possibles possibles qui peuvent être commises en affichant à un grand livre général, et la plupart d'entre eux n'impliquent pas de fraude ou de détournement. Pour example, les articles peuvent être affichés avec les montants en espèces appropriés, mais pour le mauvais compte, ou les chiffres d'une publication peuvent être transposés. Une réconciliation complète du grand livre devrait découvrir ces erreurs. Lorsque des erreurs ou des écarts sont trouvés, ils ne doivent pas être corrigés, mais enregistrés séparément et affichés comme des entrées de réconciliation.
L'un des rapprochements généraux les plus importants du grand livre est la réconciliation en espèces, qui compare les entrées du grand livre aux dossiers des dépôts bancaires. Bien que les erreurs découvertes à ce stade puissent être de simples erreurs de bureau, elles doivent être prises très au sérieux; S'il n'est pas capturé, ils peuvent entraîner une anomalie de la situation financière de la société sur les états financiers, qui est entièrement tiré du grand livre général.
Un autre élément important de la réconciliation générale du grand livre est la balance de vérification, qui compare simplement la somme de toutes les débits avec la somme de tous les crédits. Si les deux totaux ne sont pas égaux, les comptes sont déséquilibrés Aà tout le moins, l'erreur doit être retrouvée et une entrée de correction faite.
En particulier dans une grande organisation, il est imprudent d'attendre la préparation des états financiers pour concilier le grand livre général. Au lieu de cela, la réconciliation des comptes généraux du grand livre devrait avoir lieu sur une base continue à mesure que les affectations sont faites, et les composants qui composent les livres subsidiaires doivent être examinés et réconciliés le plus souvent possible. Une balance de vérification doit également être prise aussi souvent que possible, mais en aucun cas moins d'une fois par mois.