Quelles sont les étapes pour la réconciliation du grand livre général?
Le rapprochement dans le grand livre est une étape essentielle pour garantir que les activités financières d'une organisation ont été correctement enregistrées, de manière à ce que les états financiers de l'organisation puissent être fiables en tant que reflet exact de sa situation financière. La réconciliation elle-même consiste à comparer différents enregistrements afin de s’assurer que les chiffres sont exacts et concordants et, s’ils ne le sont pas, de les mettre en accord. Semblable au rapprochement de son carnet de chèques personnel, le rapprochement au grand livre implique de vérifier que toutes les transactions de l'organisation au cours de la période ont été correctement enregistrées. Bien entendu, réconcilier un grand livre est beaucoup plus complexe et souvent informatisé; même dans ce cas, le rapprochement dans le grand livre d’une grande entreprise peut parfois prendre des jours.
La première étape du processus de rapprochement du grand livre consiste à s’assurer que les responsables du rapprochement ne sont pas impliqués dans l’enregistrement de ses comptes. Avoir un système de freins et de contrepoids est essentiel pour prévenir la fraude ou le détournement de fonds. De même, un enregistrement permanent et permanent devrait être conservé pour toutes les transactions. Par exemple, tous les revenus devraient être rapidement enregistrés et déposés quotidiennement à la banque. Les différences entre les montants déposés à la banque et les revenus peuvent simplement être des erreurs d’écriture, mais peuvent également révéler une activité frauduleuse.
Les sommes des écritures dans les grands livres auxiliaires sont enregistrées dans les «comptes de rapprochement» dans le grand livre. Les écritures dans les grands livres auxiliaires, telles que les comptes fournisseurs ou les créances, doivent être comparées avec leurs pièces justificatives, et la somme des écritures de chaque grand livre auxiliaire doit être comparée à leur écriture correspondante dans le grand livre général. Il existe un certain nombre d'erreurs différentes qui peuvent être commises lors de la publication dans un grand livre général, et la plupart d'entre elles ne comportent aucune fraude ni détournement de fonds. Par exemple, les articles peuvent être enregistrés avec les montants en espèces appropriés, mais sur le mauvais compte, ou les chiffres d'une écriture peuvent être transposés. Un rapprochement approfondi du grand livre général devrait permettre de découvrir ces erreurs. Lorsque des erreurs ou des divergences sont détectées, elles ne doivent pas être corrigées, mais enregistrées séparément et comptabilisées comme des entrées de rapprochement.
L'un des plus importants rapprochements dans le grand livre est le rapprochement des liquidités, qui compare les écritures au grand livre avec les enregistrements de dépôts bancaires. Bien que les erreurs découvertes à ce stade puissent être de simples erreurs de calcul, elles doivent être prises très au sérieux. s'ils ne sont pas détectés, ils peuvent entraîner une erreur dans la situation financière de la société dans les états financiers, laquelle est entièrement tirée du grand livre.
Un autre élément important du rapprochement du grand livre est la balance de vérification, qui consiste simplement à comparer la somme de tous les débits à la somme de tous les crédits. Si les deux totaux ne sont pas égaux, les comptes sont en déséquilibre et au moins, l'erreur doit être recherchée et une correction effectuée.
Surtout dans une grande organisation, il est imprudent d’attendre la préparation de l’état financier pour rapprocher le grand livre. Au lieu de cela, le rapprochement des comptes du grand livre devrait se faire de manière continue au fur et à mesure des écritures, et les composants qui composent les grands livres auxiliaires devraient être examinés et rapprochés aussi souvent que possible. Une balance de vérification doit également être utilisée aussi souvent que possible, mais en aucun cas moins d'une fois par mois.