Jakie są kroki do pojednania księgi głównej?
Uzgodnienie w księdze głównej jest kluczowym krokiem w zapewnieniu, że działalność finansowa organizacji została właściwie zarejestrowana, aby można było zaufać sprawozdaniu finansowemu organizacji jako dokładnemu odzwierciedleniu jej kondycji finansowej. Samo uzgodnienie odnosi się do porównywania różnych zapisów w celu zapewnienia, że dane liczbowe są dokładne i zgodne, a jeśli nie, doprowadzenia ich do porozumienia. Podobnie jak w przypadku uzgadniania osobistej książeczki czekowej, uzgadnianie księgi głównej obejmuje sprawdzenie, czy wszystkie transakcje organizacji w tym okresie zostały prawidłowo zarejestrowane. Pogodzenie księgi głównej jest oczywiście znacznie bardziej złożone i często skomputeryzowane; mimo to uzgodnienie księgi głównej dużej korporacji może czasem zająć kilka dni.
Pierwszym krokiem w procesie uzgadniania księgi głównej jest upewnienie się, że osoby odpowiedzialne za uzgodnienie nie są zaangażowane w księgowanie rachunków. Posiadanie systemu kontroli i sald ma zasadnicze znaczenie dla zapobiegania oszustwom i malwersacjom. Podobnie, należy prowadzić jednoczesny, stały rejestr wszystkich transakcji. Na przykład wszystkie przychody powinny być niezwłocznie rejestrowane i codziennie deponowane w banku. Różnice między kwotami zdeponowanymi w banku a przychodami mogą być po prostu błędami pisarskimi, ale mogą również wykryć nieuczciwe działania.
Sumy zapisów w księgach pomocniczych są księgowane na „uzgadnianiu kont” w księdze głównej. Zapisy w księgach pomocniczych, takie jak zobowiązania lub należności, należy porównać z ich dokumentami uzupełniającymi, a sumę zapisów w każdej księdze pomocniczej należy porównać z odpowiadającą im pozycją w księdze głównej. Istnieje wiele różnych możliwych błędów, które mogą zostać popełnione podczas księgowania w księdze głównej, a większość z nich nie wiąże się z oszustwem ani malwersacją. Na przykład przedmioty mogą być księgowane z odpowiednimi kwotami gotówkowymi, ale na niewłaściwy rachunek, lub liczby w księgowaniu mogą zostać transponowane. Dokładne uzgodnienie księgi głównej powinno odkryć te błędy. W przypadku wykrycia błędów lub rozbieżności nie należy ich korygować, ale należy je osobno zarejestrować i opublikować jako wpisy uzgadniające.
Jednym z najważniejszych uzgodnień księgi głównej jest uzgadnianie gotówki, które porównuje wpisy księgi z zapisami depozytów bankowych. Chociaż błędy odkryte na tym etapie mogą być zwykłymi błędami biurokratycznymi, należy je traktować bardzo poważnie; jeśli nie zostaną złapane, mogą prowadzić do zniekształcenia pozycji finansowej spółki w sprawozdaniu finansowym, które pochodzi wyłącznie z księgi głównej.
Kolejnym ważnym elementem uzgodnienia księgi głównej jest saldo próbne, które polega na porównaniu sumy wszystkich obciążeń z sumą wszystkich kredytów. Jeśli dwie sumy nie są równe, konta są wyważone, a przynajmniej błąd należy wyśledzić i wprowadzić wpis korygujący.
Zwłaszcza w dużej organizacji nierozsądnie jest czekać na przygotowanie sprawozdania finansowego w celu uzgodnienia księgi głównej. Zamiast tego uzgadnianie kont księgi głównej powinno odbywać się na bieżąco, ponieważ księgowania są tworzone, a elementy składające się na księgi pomocnicze powinny być sprawdzane i uzgadniane tak często, jak to możliwe. Bilans próbny powinien być również przeprowadzany tak często, jak to możliwe, ale w żadnym wypadku nie rzadziej niż raz w miesiącu.