Jakie są kroki dla pojednania księgi głównej?

Uzgodnienie księgi głównej jest kluczowym krokiem w zapewnieniu właściwego zarejestrowania działań finansowych organizacji, aby można było zaufać sprawozdaniu finansowym organizacji jako dokładnego odzwierciedlenia jej sytuacji finansowej. Samo pojednanie odnosi się do porównania różnych zapisów w celu zapewnienia, że ​​dane są dokładne i zgodne, a kiedy nie są, doprowadziły je do porozumienia. Podobnie jak uzgadnianie osobistej książeczki czekowej, pojednanie księgi głównej polega na sprawdzeniu, że wszystkie transakcje organizacji w tym okresie zostały odpowiednio zarejestrowane. Uzgodnienie księgi głównej jest oczywiście znacznie bardziej złożone i często skomputeryzowane; Mimo to pojednanie księgi głównej dużej korporacji może czasem potrwać dni.

Pierwszym krokiem w procesie pojednania księgi głównej jest zapewnienie, że osoby odpowiedzialne za uzgadnianie nie są zaangażowane w publikowanie jego rachunków. Posiadanie systemu CheCK i salda są niezbędne do zapobiegania oszustwom lub defrais. Podobnie należy przechowywać współczesne, stałe zapisy ze wszystkich transakcji. Na przykład wszystkie przychody powinny być niezwłocznie rejestrowane i zdeponowane codziennie w banku. Różnice między kwotami zdeponowanymi w banku a przychodami mogą być po prostu błędami urzędniczymi, ale mogą również odkryć fałszywą działalność.

Sumy wpisów w księgach pomocniczych są publikowane na „konta pojednania” w księdze głównej. Wpisy w księgach zależnych, takie jak należne rachunki lub należności, powinny być porównywane z ich dokumentami potwierdzającymi, a sumę wpisów w każdej księdze zależnej powinna być porównywana z odpowiadającym im wpisem księgi głównej. Istnieje wiele różnych możliwych błędów, które można popełnić w publikowaniu księgi głównej, a większość z nich nie wiąże się z oszustwem ani defraudą. Za eXample, elementy mogą być publikowane z odpowiednimi kwotami gotówkowymi, ale na niewłaściwym koncie lub dane w publikacji mogą być transponowane. Dokładne pojednanie księgi głównej powinno odkryć te błędy. Gdy zostaną znalezione błędy lub rozbieżności, nie należy ich poprawić, ale rejestrowane osobno i publikowane jako wpisy uzgadniania.

Jednym z najważniejszych uzgadniania księgi głównej jest uzgodnienie gotówkowe, które porównuje wpisy księgi z aktami depozytów bankowych. Chociaż błędy odkryte na tym etapie mogą być prostymi błędnymi obliczeniami, należy je traktować bardzo poważnie; Jeśli nie zostaną złapane, mogą one spowodować błąd sytuacji finansowej spółki w sprawie sprawozdania finansowego, które jest całkowicie wyciągane z księgi głównej.

Innym ważnym elementem uzgadniania księgi głównej jest równowaga próbna, która po prostu porównuje sumę wszystkich obciążeń z sumą wszystkich kredytów. Jeśli dwie sumy nie są równe, rachunki nie są w równowadze ANd przynajmniej błąd musi być wyśledzony i dokonany wpis korygujący.

Zwłaszcza w dużej organizacji nieroztropne jest czekanie na przygotowanie sprawozdania finansowego w celu pogodzenia księgi głównej. Zamiast tego uzgodnienie rachunków księgi głównej powinno odbywać się na bieżąco w miarę dokonywania postów, a komponenty obejmujące księgi zależne powinny być sprawdzane i uzgadniane tak często, jak to możliwe. Bilans próbny należy również przyjmować tak często, jak to możliwe, ale w żadnym przypadku mniej niż raz w miesiącu.