¿Qué es un coordinador de cambio?
El papel principal del coordinador de cambio es coordinar el flujo de documentos que rodean cualquier cambio en un proyecto en curso o un sistema grande. Para tener éxito en este rol, debe estar orientado a los detalles, disfrutar trabajando con proyectos complejos y tener excelentes habilidades multitarea. La gestión del cambio es el proceso de control y gestión del cambio, y esta posición es crítica en este proceso.
No hay un programa de capacitación específico para convertirse en un coordinador de cambios. En cambio, la gran mayoría de los empleadores requieren que el coordinador de cambios haya completado la educción postsecundaria formal en un campo relacionado. Esto puede incluir sistemas de contabilidad, negocios, gestión o información informática. Estos programas se pueden completar a nivel universitario o universitario de la universidad y, por lo general, tardan de tres a cuatro años de estudio a tiempo completo.
Las tres tareas principales para un coordinador de cambios son la implementación de un proceso de gestión de cambios, diseñando el proceso comercialpara apoyarlo y garantizar el cumplimiento. Los detalles del proceso variarán, pero siempre habrá la persona que solicite el cambio, el gerente del proyecto responsable de revisar la solicitud y la notificación del equipo del estado de la solicitud. La mayoría de las empresas diseñan una forma de varias partes o un flujo de trabajo electrónico para administrar este proceso.
Hay dos aspectos para la gestión del cambio que deben estar en su lugar para que funcione correctamente: documentación de la solicitud y la aprobación apropiada. La documentación de la solicitud debe incluir el artículo real que se cambiará, el negocio racional para la solicitud y los beneficios y riesgos esperados inherentes a la solicitud. Todos los cambios deben tener un beneficio claro, ya sea mejorando un proceso o solucionando un problema.
El proceso de aprobación es esencial en la gestión del cambio, y es responsabilidad del coordinador de cambios garantizar que todas las solicitudesson aprobados por la persona apropiada. Al requerir la aprobación del personal superior, todas las solicitudes deben explicarse a un miembro del equipo de gestión, que puede tener una perspectiva diferente y ver riesgos o beneficios adicionales. Además, este proceso reduce el riesgo de que el personal solicite un cambio que reduzca los controles internos.
Asegurar que el cumplimiento sea una parte importante del papel del coordinador de cambios. Él o ella es responsable de emitir números de seguimiento para los cambios y revisar los planes del proyecto para asegurarse de que todas las solicitudes de cambio tengan un número asignado. Además, es importante validar que el aprobador sea responsable del área que se verá afectada por la solicitud de cambio. Por ejemplo, el gerente de piso no debería poder aprobar una solicitud de cambio con respecto al sistema financiero central, ya que él o ella no es responsable de esa área.