Hva er en endringskoordinator?

Endringskoordinatorens primære rolle er å koordinere flyten av dokumenter rundt endringer i et pågående prosjekt eller stort system. For å lykkes i denne rollen, må han eller hun være detaljorientert, glede seg over å jobbe med komplekse prosjekter og ha utmerkede ferdigheter med flere oppgaver. Endringsledelse er prosessen med å kontrollere og styre endring, og denne stillingen er kritisk i denne prosessen.

Det er ikke noe spesifikt treningsprogram for å bli en endringskoordinator. I stedet krever de aller fleste arbeidsgivere endringskoordinatoren å ha fullført formell post-sekundær utdanning i et beslektet felt. Dette kan omfatte regnskaps-, forretnings-, ledelses- eller datamaskininformasjonssystemer. Disse programmene kan fullføres på enten universitets- eller samfunnsnivå og tar vanligvis tre til fire års studier på heltid.

De tre hovedoppgavene for en endringskoordinator er implementering av en endringsstyringsprosess, utforming av forretningsprosessen for å støtte den og sikre etterlevelse. Detaljer om prosessen vil variere, men det vil alltid være den som ber om endringen, prosjektlederen som er ansvarlig for å gjennomgå forespørselen, og varsling av teamet om statusen til forespørselen. De fleste selskaper designer en flerdelt form eller elektronisk arbeidsflyt for å styre denne prosessen.

Det er to aspekter å endre ledelse som må være på plass for at den skal fungere ordentlig: dokumentasjon av forespørselen og passende godkjenning. Dokumentasjonen for forespørselen må inneholde den faktiske gjenstanden som skal endres, virksomhetens rasjonelle for forespørselen og forventede fordeler og risiko forbundet med forespørselen. All endring må ha en klar fordel, enten ved å forbedre en prosess eller løse et problem.

Godkjenningsprosessen er viktig i endringsledelse, og det er endringskoordinatorens ansvar å sikre at alle forespørsler blir godkjent av den aktuelle personen. Ved å kreve godkjenning fra ledende ansatte, må alle forespørsler forklares til et medlem av ledergruppen, som kan ha et annet perspektiv og se ytterligere risiko eller fordeler. I tillegg reduserer denne prosessen risikoen for at personalet vil be om en endring som vil redusere den interne kontrollen.

Å sikre samsvar er en viktig del av endringskoordinatorens rolle. Han eller hun er ansvarlig for å utstede sporingsnummer for endringer og gjennomgå prosjektplaner for å sikre at alle endringsforespørsler har et nummer tilordnet dem. I tillegg er det viktig å validere at godkjenneren er ansvarlig for området som vil bli påvirket av endringsforespørselen. For eksempel skal gulvleder ikke kunne godkjenne en endringsforespørsel angående det sentrale økonomiske systemet, ettersom han eller hun ikke er ansvarlig for det området.