Co je koordinátor změn?

Primární úlohou koordinátora změn je koordinovat tok dokumentů obklopujících jakékoli změny probíhajícího projektu nebo velkého systému. Má-li být v této roli úspěšný, musí být orientován na detaily, těšit se z práce se složitými projekty a musí mít vynikající víceúčelové dovednosti. Řízení změn je proces kontroly a řízení změn a tato pozice je v tomto procesu kritická.

Neexistuje žádný specifický vzdělávací program, který by se stal koordinátorem změn. Místo toho velká většina zaměstnavatelů vyžaduje, aby koordinátor změn dokončil formální postsekundární vzdělávání v související oblasti. To může zahrnovat účetní, obchodní, řídící nebo počítačové informační systémy. Tyto programy mohou být dokončeny na univerzitní nebo komunitní úrovni a obvykle trvají tři až čtyři roky denního studia.

Tři hlavní úkoly pro koordinátora změn jsou implementace procesu řízení změn, návrh obchodního procesu na jeho podporu a zajištění souladu. Podrobnosti procesu se budou lišit, ale vždy bude existovat osoba žádající o změnu, vedoucí projektu odpovědný za přezkoumání žádosti a oznámení týmu o stavu žádosti. Většina společností navrhuje tento proces pomocí vícedílného formuláře nebo elektronického pracovního postupu.

Řízení změn musí existovat ze dvou hledisek, aby fungovalo správně: dokumentace žádosti a příslušné schválení. Dokumentace žádosti musí obsahovat skutečnou položku, která má být změněna, obchodní odůvodnění žádosti a očekávané přínosy a rizika spojená s žádostí. Všechny změny musí mít jednoznačný přínos, a to buď zlepšením procesu nebo vyřešením problému.

Schvalovací proces je nezbytný pro řízení změn a je odpovědností koordinátora změn, aby zajistil, že všechny žádosti budou schváleny příslušnou osobou. Vyžadováním souhlasu vyšších zaměstnanců musí být všechny žádosti vysvětleny členovi řídícího týmu, který může mít jinou perspektivu a vidět další rizika nebo přínosy. Tento proces navíc snižuje riziko, že zaměstnanci budou požadovat změnu, která sníží vnitřní kontroly.

Zajištění souladu je důležitou součástí role koordinátora změn. Je odpovědný za vydávání sledovacích čísel pro změny a revizi plánů projektů, aby se ujistil, že všechny žádosti o změnu mají přiřazené číslo. Kromě toho je důležité potvrdit, že schvalovatel odpovídá za oblast, která bude ovlivněna žádostí o změnu. Například by správce podlahových krytin neměl být schopen schválit žádost o změnu týkající se centrálního finančního systému, protože za tuto oblast není odpovědný.