Qu'est-ce qu'un coordinateur du changement?
Le coordinateur du changement a pour rôle principal de coordonner le flux de documents relatifs aux modifications apportées à un projet en cours ou à un grand système. Pour réussir dans ce rôle, il doit être soucieux des détails, aimer travailler avec des projets complexes et avoir d'excellentes compétences en matière de traitement multitâche. La gestion du changement est le processus de contrôle et de gestion du changement, et cette position est essentielle dans ce processus.
Il n'y a pas de programme de formation spécifique pour devenir un coordinateur du changement. Au lieu de cela, la grande majorité des employeurs exigent que le coordonnateur du changement ait achevé ses études postsecondaires dans un domaine connexe. Cela peut inclure des systèmes d’information comptable, commerciale, de gestion ou informatique. Ces programmes peuvent être complétés au niveau universitaire ou collégial et durent en général trois à quatre ans.
Les trois tâches principales d'un coordinateur de changement sont la mise en œuvre d'un processus de gestion du changement, la conception du processus métier pour le prendre en charge et la mise en conformité. Les détails du processus varieront, mais il y aura toujours la personne qui demande le changement, le chef de projet responsable de l'examen de la demande et la notification à l'équipe du statut de la demande. La plupart des entreprises conçoivent un formulaire en plusieurs parties ou un flux de travail électronique pour gérer ce processus.
La gestion des modifications doit être en place pour que la gestion des modifications fonctionne correctement: la documentation de la demande et l’approbation appropriée. La documentation de la demande doit inclure l'élément à modifier, la justification commerciale de la demande, ainsi que les avantages et les risques attendus inhérents à la demande. Tout changement doit avoir un avantage clair, soit en améliorant un processus, soit en réglant un problème.
Le processus d'approbation est essentiel dans la gestion du changement et il incombe au coordinateur du changement de s'assurer que toutes les demandes sont approuvées par la personne appropriée. En exigeant l'approbation des cadres supérieurs, toutes les demandes doivent être expliquées à un membre de l'équipe de direction, qui peut avoir un point de vue différent et voir des risques ou des avantages supplémentaires. En outre, ce processus réduit le risque que le personnel demande un changement qui réduira les contrôles internes.
Assurer la conformité est une partie importante du rôle du coordinateur du changement. Il est responsable de l’émission des numéros de suivi des modifications et de la révision des plans de projet afin de s’assurer que le numéro est attribué à toutes les demandes de modification. En outre, il est important de valider que l'approbateur est responsable de la zone sur laquelle la demande de modification aura une incidence. Par exemple, le responsable d'étage ne devrait pas être en mesure d'approuver une demande de changement concernant le système financier central, car il n'est pas responsable de ce domaine.