O que é um coordenador de mudança?
O papel principal do coordenador de mudança é coordenar o fluxo de documentos em torno de quaisquer alterações em um projeto ou sistema grande em andamento. Para ter sucesso nessa função, ele deve ser orientado a detalhes, gostar de trabalhar com projetos complexos e ter excelentes habilidades de várias tarefas. O gerenciamento de mudanças é o processo de controle e gerenciamento de mudanças, e essa posição é fundamental nesse processo.
Não existe um programa de treinamento específico para se tornar um coordenador de mudança. Em vez disso, a grande maioria dos empregadores exige que o coordenador de mudança tenha concluído a edição formal pós-secundária em um campo relacionado. Isso pode incluir sistemas de informação contábil, de negócios, gerenciamento ou computador. Esses programas podem ser concluídos no nível da universidade ou da faculdade comunitária e geralmente levam de três a quatro anos de estudo em período integral.
As três tarefas principais para um coordenador de mudança são a implementação de um processo de gerenciamento de mudanças, projetando o processo de negóciospara apoiá -lo e garantir a conformidade. Os detalhes do processo variarão, mas sempre haverá a pessoa solicitando a alteração, o gerente do projeto responsável por revisar a solicitação e a notificação da equipe do status da solicitação. A maioria das empresas projeta um formulário de várias partes ou fluxo de trabalho eletrônico para gerenciar esse processo.
Existem dois aspectos para mudar o gerenciamento que devem estar em vigor para que funcione corretamente: documentação da solicitação e aprovação apropriada. A documentação da solicitação deve incluir o item real a ser alterado, o racional dos negócios para a solicitação e os benefícios e riscos esperados inerentes à solicitação. Todas as mudanças devem ter um benefício claro, melhorando um processo ou corrigindo um problema.
O processo de aprovação é essencial no gerenciamento de mudanças e é responsabilidade do coordenador de mudança de garantir que todas as solicitaçõessão aprovados pela pessoa apropriada. Ao exigir a aprovação da equipe sênior, todas as solicitações devem ser explicadas a um membro da equipe de gerenciamento, que pode ter uma perspectiva diferente e ver riscos ou benefícios adicionais. Além disso, esse processo reduz o risco de a equipe solicitar uma alteração que reduzirá os controles internos.
Garantir a conformidade é uma parte importante do papel do coordenador de mudança. Ele ou ela é responsável por emitir números de rastreamento para alterações e revisar os planos do projeto para garantir que todas as solicitações de alteração tenham um número atribuído a eles. Além disso, é importante validar que o aprovador é responsável pela área que será impactada pela solicitação de mudança. Por exemplo, o gerente do piso não deve ser capaz de aprovar uma solicitação de alteração em relação ao sistema financeiro central, pois não é responsável por essa área.