Vad är en förändringskoordinator?
Förändringskoordinatorens primära uppgift är att samordna flödet av dokument kring alla ändringar i ett pågående projekt eller stort system. För att lyckas med denna roll måste han eller hon vara detaljorienterad, njuta av att arbeta med komplexa projekt och ha utmärkta flerfunktionsfärdigheter. Förändringshantering är processen för att kontrollera och hantera förändringar, och denna position är kritisk i denna process.
Det finns inget specifikt träningsprogram för att bli en förändringskoordinator. Istället kräver det stora flertalet av arbetsgivarna att förändringskoordinatoren har slutfört formell post-sekundär utbildning inom ett relaterat område. Detta kan inkludera bokförings-, affärs-, management- eller datainformationssystem. Dessa program kan avslutas antingen på universitetsnivå eller på universitetsnivå och tar vanligtvis tre till fyra års heltidsstudier.
De tre huvuduppgifterna för en förändringskoordinator är implementeringen av en förändringshanteringsprocess, utformning av affärsprocessen för att stödja den och säkerställa efterlevnad. Detaljerna i processen kommer att variera, men det kommer alltid att finnas den som begär ändringen, projektledaren som är ansvarig för att granska begäran och anmäla teamet om status för begäran. De flesta företag utformar en flerdelad form eller elektroniskt arbetsflöde för att hantera denna process.
Det finns två aspekter att ändra hantering som måste vara på plats för att den ska fungera korrekt: dokumentation av begäran och lämpligt godkännande. Dokumentationen för begäran måste innehålla den faktiska artikeln som ska ändras, verksamhetens rationella för begäran och de förväntade fördelar och risker som följer av begäran. Alla förändringar måste ha en tydlig fördel, antingen genom att förbättra en process eller fixa ett problem.
Godkännandeprocessen är väsentlig i ändringshanteringen och det är förändringskoordinatorens ansvar att se till att alla förfrågningar godkänns av rätt person. Genom att kräva godkännande från ledande personal måste alla förfrågningar förklaras för en ledamot som kan ha ett annat perspektiv och se ytterligare risker eller fördelar. Dessutom minskar denna process risken att personal kommer att begära en förändring som minskar den interna kontrollen.
Att säkerställa efterlevnad är en viktig del av förändringskoordinatorens roll. Han eller hon ansvarar för att utfärda spårningsnummer för ändringar och granska projektplaner för att se till att alla ändringsförfrågningar har ett nummer tilldelat dem. Dessutom är det viktigt att bekräfta att godkännaren är ansvarig för det område som kommer att påverkas av ändringsförfrågan. Till exempel bör golvchefen inte kunna godkänna en ändringsförfrågan angående det centrala finansiella systemet, eftersom han eller hon inte är ansvarig för det området.