Cos'è un coordinatore del cambiamento?
Il ruolo principale del coordinatore delle modifiche è quello di coordinare il flusso di documenti che circonda qualsiasi modifica a un progetto in corso o un sistema di grandi dimensioni. Per avere successo in questo ruolo, deve essere orientato ai dettagli, lavorare con progetti complessi e avere eccellenti capacità multi-tasking. La gestione del cambiamento è il processo di controllo e gestione del cambiamento e questa posizione è fondamentale in questo processo.
Non esiste un programma di formazione specifico per diventare coordinatore del cambiamento. Invece, la stragrande maggioranza dei datori di lavoro richiede che il coordinatore del cambiamento abbia completato la formazione post-secondaria formale in un campo correlato. Ciò può includere sistemi di contabilità, affari, gestione o informatici. Questi programmi possono essere completati a livello universitario o universitario e di solito richiedono dai tre ai quattro anni di studio a tempo pieno.
I tre compiti principali per un coordinatore del cambiamento sono l'implementazione di un processo di gestione del cambiamento, la progettazione del processo aziendale per supportarlo e la garanzia della conformità. I dettagli del processo varieranno, ma ci sarà sempre la persona che richiede la modifica, il responsabile del progetto responsabile della revisione della richiesta e la notifica al team dello stato della richiesta. La maggior parte delle aziende progetta un modulo multi-parte o un flusso di lavoro elettronico per gestire questo processo.
Esistono due aspetti per la gestione delle modifiche che devono essere in atto affinché funzioni correttamente: documentazione della richiesta e approvazione appropriata. La documentazione della richiesta deve includere l'elemento reale da modificare, il business razionale per la richiesta e i benefici e i rischi previsti inerenti alla richiesta. Tutti i cambiamenti devono avere un chiaro vantaggio, migliorando un processo o risolvendo un problema.
Il processo di approvazione è essenziale nella gestione delle modifiche ed è responsabilità del coordinatore delle modifiche assicurarsi che tutte le richieste siano approvate dalla persona appropriata. Richiedendo l'approvazione del personale senior, tutte le richieste devono essere spiegate a un membro del team di gestione, che può avere una prospettiva diversa e vedere ulteriori rischi o benefici. Inoltre, questo processo riduce il rischio che il personale richieda una modifica che ridurrà i controlli interni.
Garantire la conformità è una parte importante del ruolo del coordinatore del cambiamento. È responsabile dell'emissione dei numeri di tracciamento per le modifiche e della revisione dei piani di progetto per assicurarsi che a tutte le richieste di modifica sia assegnato un numero. Inoltre, è importante verificare che il responsabile dell'approvazione sia responsabile dell'area che sarà interessata dalla richiesta di modifica. Ad esempio, il direttore del piano non dovrebbe essere in grado di approvare una richiesta di modifica relativa al sistema finanziario centrale, in quanto non è responsabile di tale area.