Was ist ein Change Coordinator?
Die Hauptaufgabe des Änderungskoordinators besteht darin, den Dokumentenfluss im Zusammenhang mit Änderungen an einem laufenden Projekt oder einem großen System zu koordinieren. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, muss er oder sie detailorientiert sein, Spaß an der Arbeit mit komplexen Projekten haben und über ausgezeichnete Multitasking-Fähigkeiten verfügen. Änderungsmanagement ist der Prozess des Steuerns und Verwaltens von Änderungen, und diese Position ist in diesem Prozess von entscheidender Bedeutung.
Es gibt kein spezielles Schulungsprogramm, um Change-Koordinator zu werden. Stattdessen verlangt die überwiegende Mehrheit der Arbeitgeber, dass der Change-Koordinator die postsekundäre Ausbildung in einem verwandten Bereich abgeschlossen hat. Dies kann Buchhaltungs-, Geschäfts-, Management- oder Computerinformationssysteme umfassen. Diese Programme können entweder auf der Ebene der Universität oder der Volkshochschule abgeschlossen werden und dauern in der Regel drei bis vier Jahre Vollzeitstudium.
Die drei Hauptaufgaben eines Änderungskoordinators sind die Implementierung eines Änderungsmanagementprozesses, die Gestaltung des dazugehörigen Geschäftsprozesses und die Sicherstellung der Einhaltung. Die Details des Prozesses variieren, aber es gibt immer die Person, die die Änderung anfordert, den Projektmanager, der für die Überprüfung der Anforderung verantwortlich ist, und die Benachrichtigung des Teams über den Status der Anforderung. Die meisten Unternehmen entwerfen ein mehrteiliges Formular oder einen elektronischen Workflow, um diesen Prozess zu verwalten.
Das Änderungsmanagement muss über zwei Aspekte verfügen, damit es ordnungsgemäß funktioniert: Dokumentation der Anforderung und entsprechende Genehmigung. Die Dokumentation der Anforderung muss das tatsächlich zu ändernde Element, den Geschäftsgrund für die Anforderung und die erwarteten Vorteile und Risiken enthalten, die mit der Anforderung verbunden sind. Jede Änderung muss einen klaren Nutzen haben, entweder indem ein Prozess verbessert oder ein Problem behoben wird.
Der Genehmigungsprozess ist für das Änderungsmanagement von wesentlicher Bedeutung und es liegt in der Verantwortung des Änderungskoordinators, sicherzustellen, dass alle Anforderungen von der entsprechenden Person genehmigt werden. Wenn die Zustimmung der leitenden Angestellten erforderlich ist, müssen alle Anfragen einem Mitglied des Managementteams erläutert werden, das möglicherweise eine andere Perspektive hat und zusätzliche Risiken oder Vorteile sieht. Darüber hinaus wird durch diesen Prozess das Risiko verringert, dass Mitarbeiter eine Änderung anfordern, durch die die internen Kontrollen reduziert werden.
Die Gewährleistung der Compliance ist ein wichtiger Bestandteil der Rolle des Change-Koordinators. Er oder sie ist dafür verantwortlich, Verfolgungsnummern für Änderungen zu vergeben und Projektpläne zu überprüfen, um sicherzustellen, dass allen Änderungsanforderungen eine Nummer zugewiesen ist. Darüber hinaus muss überprüft werden, ob der Genehmigende für den Bereich verantwortlich ist, der von der Änderungsanforderung betroffen ist. Beispielsweise sollte der Etagenmanager keine Änderungsanforderung zum zentralen Finanzsystem genehmigen können, da er nicht für diesen Bereich verantwortlich ist.