Was sind die verschiedenen Prüfungsschritte?
Bei jeder Finanz- oder Systemprüfung werden vier verschiedene Prüfungsschritte durchgeführt: Planung und Risikobeurteilung, Prüfung der internen Kontrollen, inhaltliche Verfahren und Abschluss. Der Zweck dieser Prüfungsschritte besteht darin, einen Standardprozess bereitzustellen, der bei jeder Prüfung verwendet wird. In den meisten Organisationen wird eine Prüfung von der internen Revision oder einer externen Wirtschaftsprüfungs- oder Buchhaltungsfirma durchgeführt.
Planungs- und Risikobeurteilungsprüfungsschritte werden in der Regel vor dem Ende des Geschäftsjahres durchgeführt und zur Erfassung von Informationen verwendet. Der Prüfer nimmt sich Zeit, um sich über die Branche, Vorschriften, Rechnungslegungsgrundsätze und Informationssysteme zu informieren. In dieser Phase arbeiten viele Prüfer von einem entfernten Standort aus, da die meisten dieser Informationen aus unabhängigen Quellen verfügbar sind.
Um das Audit effektiv planen zu können, muss der Gesamtumfang bewertet und dokumentiert werden. Eine Standard-Abschlussprüfung beschränkt sich auf Vorgänge, die in der laufenden Periode stattgefunden haben und wird häufig auf Zusammenfassungsebene durchgeführt. Die Anzahl der Transaktionen und die Dollarwerte werden verwendet, um die oberen und unteren Grenzen zu bestimmen, die zum Festlegen der Prüfwerte verwendet werden. Die Branche, die Stärke der internen Kontrollen und alle vom Management aufgeworfenen Fragen bestimmen die Risikobewertung für die Prüfung.
Einer der wichtigsten von allen Prüfungsschritten ist der Test der internen Kontrollen. Diese Prozesse und Verfahren werden verwendet, um sicherzustellen, dass ordnungsgemäße Genehmigungen vorliegen, bevor die Zahlung erfolgt oder Transaktionen in das System eingegeben werden. Die primäre Methode zum Testen der internen Kontrolle besteht darin, Transaktionen nach dem Zufallsprinzip auszuwählen und die Quellendokumentation zu überprüfen. Wenn eine Zufallsauswahl aus einer repräsentativen Stichprobe ergibt, dass die Kontrollen schwach waren oder fehlten, muss die Stichprobengröße erhöht werden.
Unter wesentlichen Verfahren versteht man den tatsächlichen Prozess des Sammelns physischer Beweise für Transaktionen und des Nachweises, dass der Wert, der auf ein bestimmtes Konto gebucht wird, durch tatsächliche Dokumente gestützt wird. Dieser Aspekt des Audits ist am zeitaufwändigsten und ist sehr detailliert. Das Konto, das für diese Art der Überprüfung ausgewählt wird, ist unterschiedlich. In der Regel handelt es sich jedoch um ein Konto, das eine Reihe von Aktivitäten mit hohem und niedrigem Dollarwert erfasst.
Die letzte Phase des Audits ist die Fertigstellung. Dies ist die Erstellung eines Berichts an das Management, in dem alle für die Durchführung des Audits verwendeten Verfahren, das Ergebnis der verschiedenen Prozesse und die unterstützende Dokumentation zusammengefasst sind. Prüfberichte werden je nach Zielgruppe in verschiedenen Formaten oder Layouts verwendet. Beispielsweise verlangen die meisten Banken einen geprüften Jahresabschluss, wenn sie einen Geschäftskredit beantragen. Sie haben oft ein bevorzugtes Format, was den Vergleich und die Überprüfung vereinfacht.