¿Qué es una orden de compra corporativa?
Una orden de compra corporativa (PO) es un documento enviado por una corporación a un proveedor de productos o servicios. Establece exactamente lo que se está comprando y a qué precio. Después de que el proveedor recibe y acepta la orden de compra, actúa como un contrato entre la corporación y el proveedor. Las órdenes de compra corporativa dejan en claro entre ambas partes lo que se espera y cuánto costará.
Las órdenes de compra van más allá de solo métodos para realizar pedidos. En la mayoría de las corporaciones, la orden de compra es el primer paso en un proceso de contabilidad. El departamento de contabilidad de la emisión de una orden de compra es realizada por el Departamento de Contabilidad y creará el registro de cuentas por pagar. También crea un dispositivo de seguimiento para pedidos sobresalientes. En las corporaciones que realizan cientos o miles de compras mensualmente, esto se convierte en un mecanismo de seguimiento indispensable.
Desde la perspectiva del proveedor, una orden de compra corporativa proporciona claridad y un mecanismo contable. Recepción de una orden de compra corporativa noLy le da al proveedor un contrato escrito con el comprador, también se convierte en el primer paso para crear un rastro de cuentas por cobrar de cuentas. Estas órdenes de compra son importantes cuando se trata de obtener préstamos financieros o comerciales, ya que el proveedor documenta cuánto dinero fluirá a la empresa y cuándo se espera que se reciba.
Los elementos típicos de una orden de compra corporativa incluyen la fecha; un número de PO; el nombre, la dirección y la información telefónica de ambas partes; y una descripción de los bienes y servicios con precios y totales. Tanto para el comprador como para el vendedor, el número de PO se convierte en el mecanismo de seguimiento principal para todos los pedidos realizados entre los dos.
Una variación de la orden de compra corporativa es una orden permanente que crea un pedido durante un período de tiempo. Esto permite descuentos de cantidad para productos o servicios que no tienen que entregarse a la vez. Estos tipos de POS típicosLy son para productos o servicios que se entregan periódicamente en el transcurso de un año. Por ejemplo, se podría emitir una orden de compra para la entrega mensual de suministros en papel o mantenimiento trimestral de una unidad de aire acondicionado.
Para corporaciones más pequeñas, crear un proceso de orden de compra puede parecer exagerado, pero después de que se haya ejecutado adecuadamente, ahorra tiempo y dinero. Ofrece a los compradores y vendedores un número de PO que facilita los pedidos de seguimiento. También crea un documento legal entre ambas partes que garantiza al comprador el precio que se negoció y le da al proveedor un documento que le da derecho legalmente a los fondos adeudados.