Qu'est-ce qu'un bon de commande d'entreprise?
Un bon de commande d'entreprise est un document envoyé par une société à un fournisseur de produits ou de services. Il indique exactement ce qui est acheté et à quel prix. Une fois que le fournisseur a reçu et accepté le bon de commande, il constitue un contrat entre la société et le fournisseur. Les bons de commande d'entreprise indiquent clairement entre les deux parties ce qui est attendu et combien cela coûtera.
Les bons de commande vont au-delà des méthodes de passation de commandes. Dans la plupart des sociétés, le bon de commande est la première étape d'un processus de comptabilité. L’émission d’un bon de commande est généralement effectuée par le service de la comptabilité et crée l’enregistrement des comptes fournisseurs. Il crée également un dispositif de suivi pour les commandes en cours. Dans les entreprises qui font des centaines ou des milliers d’achats chaque mois, cela devient un mécanisme de suivi indispensable.
Du point de vue du fournisseur, une commande fournisseur fournit une clarté et un mécanisme comptable. La réception d'un bon de commande d'entreprise non seulement donne au fournisseur un contrat écrit avec l'acheteur, mais elle devient également la première étape de la création d'un suivi des comptes clients. Ces bons de commande sont importants lorsque vous essayez d’obtenir un financement ou un prêt commercial, car le fournisseur documente le montant des fonds qui iront à la société et la date à laquelle il est prévu de les recevoir.
Les éléments typiques d'un bon de commande d'entreprise incluent la date; un numéro de bon de commande; le nom, l'adresse et les informations téléphoniques des deux parties; et une description des biens et services avec les prix et les totaux. Pour l'acheteur et le vendeur, le numéro de bon de commande devient le principal mécanisme de suivi pour toutes les commandes passées entre les deux.
Une variante du bon de commande d'entreprise est un ordre permanent qui crée un ordre sur une période donnée. Cela permet des remises en quantité sur les produits ou services qui ne doivent pas être livrés en une fois. Ces types de bons de commande concernent généralement des produits ou des services livrés périodiquement au cours d’une année. Par exemple, un bon de commande peut être émis pour la livraison mensuelle de fournitures en papier ou la maintenance trimestrielle d'une unité de climatisation.
Pour les petites entreprises, créer un processus de commande d'achat peut sembler excessif, mais une fois exécuté correctement, il permet de gagner du temps et de l'argent. Il donne aux acheteurs et aux vendeurs un numéro de bon de commande facilitant le suivi des commandes. Il crée également un document juridique entre les deux parties garantissant à l'acheteur le prix négocié et donnant au vendeur un document lui donnant légalement droit aux fonds dus.