Was ist eine Firmenbestellung?
Eine Unternehmensbestellung (Corporate Purchase Order, PO) ist ein Dokument, das von einem Unternehmen an einen Anbieter von Produkten oder Dienstleistungen gesendet wird. Es gibt genau an, was gekauft wird und zu welchem Preis. Nachdem der Verkäufer die Bestellung erhalten und angenommen hat, handelt es sich um einen Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Verkäufer. Unternehmensbestellungen machen deutlich, was von beiden Parteien erwartet wird und wie viel es kosten wird.
Bestellungen sind mehr als nur Methoden zur Auftragserteilung. In den meisten Unternehmen ist die Bestellung der erste Schritt in einem Buchhaltungsprozess. Das Ausstellen einer Bestellung erfolgt normalerweise durch die Buchhaltung und erstellt den Kreditorenbuchhaltungssatz. Außerdem wird ein Tracking-Gerät für ausstehende Bestellungen erstellt. In Unternehmen, die monatlich Hunderte oder Tausende von Einkäufen tätigen, wird dies zu einem unverzichtbaren Verfolgungsmechanismus.
Aus Sicht des Lieferanten sorgt eine Unternehmensbestellung für Klarheit und einen Abrechnungsmechanismus. Der Eingang einer Firmenbestellung gibt dem Verkäufer nicht nur einen schriftlichen Vertrag mit dem Käufer, sondern wird auch zum ersten Schritt bei der Erstellung eines Forderungsprotokolls. Diese Bestellungen sind wichtig, wenn versucht wird, Finanzierungen oder Geschäftskredite zu erhalten, da der Verkäufer dokumentiert, wie viel Geld in das Unternehmen fließt und wann es voraussichtlich eingehen wird.
Typische Elemente einer Unternehmensbestellung sind das Datum; eine Bestellnummer; Name, Anschrift und Telefonnummer beider Parteien; und eine Beschreibung der Waren und Dienstleistungen mit Preisen und Summen. Sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer wird die Bestellnummer zum Hauptverfolgungsmechanismus für alle zwischen den beiden getätigten Bestellungen.
Eine Variante der Unternehmensbestellung ist eine Dauerbestellung, die eine Bestellung über einen bestimmten Zeitraum erstellt. Dies ermöglicht Mengenrabatte für Produkte oder Dienstleistungen, die nicht auf einmal geliefert werden müssen. Diese Arten von Bestellungen gelten in der Regel für Produkte oder Dienstleistungen, die regelmäßig im Laufe eines Jahres geliefert werden. Beispielsweise kann eine Bestellung für die monatliche Lieferung von Papiervorräten oder die vierteljährliche Wartung einer Klimaanlage ausgestellt werden.
Für kleinere Unternehmen mag das Erstellen eines Bestellvorgangs wie ein Overkill erscheinen, aber nachdem es ordnungsgemäß ausgeführt wurde, spart es Zeit und Geld. Es gibt Käufern und Verkäufern eine Bestellnummer, die die Nachverfolgung von Bestellungen erleichtert. Es wird auch ein Rechtsdokument zwischen beiden Parteien erstellt, das dem Käufer den ausgehandelten Preis garantiert und dem Verkäufer ein Dokument aushändigt, das ihm einen Rechtsanspruch auf die geschuldeten Beträge verleiht.