Co je to firemní objednávka?

Firemní objednávka (PO) je dokument, který společnost odesílá prodejci produktů nebo služeb. Přesně uvádí, co se kupuje a za jakou cenu. Jakmile prodejce obdrží a přijme objednávku, jedná jako smlouva mezi společností a prodejcem. Firemní objednávky objasňují mezi oběma stranami, co se očekává a kolik to bude stát.

Objednávky přesahují jen způsoby zadávání objednávek. Ve většině společností je objednávka prvním krokem v účetním procesu. Vydání objednávky zpravidla provádí účetní oddělení a vytvoří záznam o závazcích. Vytváří také sledovací zařízení pro nevyřízené objednávky. V korporacích, které provádějí stovky nebo tisíce nákupů měsíčně, se to stává nezbytným sledovacím mechanismem.

Z pohledu dodavatele poskytuje podniková objednávka přehlednost a účetní mechanismus. Přijetí podnikové objednávky nejenže prodávajícímu poskytne písemnou smlouvu s kupujícím, ale stává se také prvním krokem při vytváření stezky pohledávek. Tyto objednávky jsou důležité, když se snažíte získat finanční nebo obchodní půjčku, protože prodejce dokumentuje, kolik peněz bude do společnosti proudit a kdy se očekává, že bude přijato.

Mezi typické prvky podnikové nákupní objednávky patří datum; číslo PO; jméno, adresa a telefonní informace obou stran; a popis zboží a služeb s cenami a součty. Pro kupujícího i prodávajícího se číslo PO stává hlavním sledovacím mechanismem pro všechny objednávky zadané mezi těmito dvěma.

Varianta podnikové nákupní objednávky je trvalá objednávka, která vytváří objednávku po určitou dobu. To umožňuje množstevní slevy na produkty nebo služby, které nemusí být dodány najednou. Tyto typy organizací producentů se obvykle vztahují na produkty nebo služby, které jsou dodávány pravidelně v průběhu roku. Například by mohla být vydána objednávka na měsíční dodávky papíru nebo čtvrtletní údržbu klimatizační jednotky.

U menších společností se může proces vytváření objednávek jevit jako nadměrný, ale po správném provedení šetří čas a peníze. Kupujícím a prodávajícím dává číslo objednávky, které usnadňuje sledování objednávek. Vytváří také právní dokument mezi oběma stranami, který zaručuje kupujícímu cenu, která byla sjednána, a dává prodávajícímu dokument, který jej legálně opravňuje k dlužným prostředkům.