Co to jest korporacyjne zamówienie?

Korporacyjne zamówienie zakupu (PO) to dokument wysyłany przez korporację do dostawcy produktów lub usług. Podaje dokładnie, co jest kupowane i za jaką cenę. Po otrzymaniu i zaakceptowaniu zamówienia przez dostawcę działa on jako umowa między korporacją a sprzedawcą. Korporacyjne zamówienia zakupu jasno określają między obiema stronami, czego się spodziewać i ile to będzie kosztować.

Zamówienia zakupu wykraczają poza zwykłe metody składania zamówień. W większości korporacji zamówienie jest pierwszym krokiem w procesie księgowym. Wydanie zamówienia zakupu jest zwykle wykonywane przez dział księgowości i tworzy rejestr zobowiązań do zapłaty. Tworzy również urządzenie śledzące zaległe zamówienia. W korporacjach, które dokonują setek lub tysięcy zakupów miesięcznie, staje się to niezbędnym mechanizmem śledzenia.

Z punktu widzenia dostawcy korporacyjne zamówienie zakupu zapewnia przejrzystość i mechanizm księgowy. Otrzymanie korporacyjnego zamówienia nie tylko daje sprzedającemu pisemną umowę z nabywcą, ale staje się także pierwszym krokiem do utworzenia ścieżki wierzytelności. Te zamówienia są ważne przy próbie uzyskania finansowania lub pożyczek biznesowych, ponieważ sprzedawca dokumentuje, ile pieniędzy wpłynie do firmy i kiedy oczekuje się ich otrzymania.

Typowe elementy korporacyjnego zamówienia obejmują datę; numer PO; nazwa, adres i informacje telefoniczne obu stron; oraz opis towarów i usług wraz z cenami i sumami. Zarówno dla kupującego, jak i sprzedającego, numer zamówienia staje się głównym mechanizmem śledzenia wszystkich zamówień złożonych między nimi.

Odmianą korporacyjnego zamówienia jest zamówienie stałe, które tworzy zamówienie przez pewien okres czasu. Pozwala to na rabaty ilościowe na produkty lub usługi, które nie muszą być dostarczone jednocześnie. Tego rodzaju OP zazwyczaj dotyczą produktów lub usług, które są dostarczane okresowo w ciągu roku. Na przykład zamówienie można wystawić na comiesięczną dostawę papieru lub kwartalną konserwację klimatyzatora.

W przypadku mniejszych korporacji tworzenie procesu zamówienia zakupu może wydawać się przesadą, ale po jego prawidłowym wykonaniu oszczędza czas i pieniądze. Daje kupującym i sprzedającym numer zamówienia, który ułatwia śledzenie zamówień. Tworzy również dokument prawny między obiema stronami, który gwarantuje kupującemu wynegocjowaną cenę i daje sprzedającemu dokument uprawniający go do należnych środków.