O que é um pedido de compra corporativo?
Um pedido de compra corporativo (PO) é um documento enviado por uma empresa a um fornecedor de produtos ou serviços. Indica exatamente o que está sendo comprado e a que preço. Depois que o fornecedor recebe e aceita o pedido, ele atua como um contrato entre a corporação e o fornecedor. Pedidos de compra corporativos deixam claro entre as partes o que é esperado e quanto vai custar.
Os pedidos de compra vão além dos métodos para fazer pedidos. Na maioria das empresas, o pedido de compra é a primeira etapa de um processo contábil. A emissão de um pedido de compra geralmente é feita pelo departamento de contabilidade e criará o registro de contas a pagar. Ele também cria um dispositivo de rastreamento para pedidos pendentes. Nas empresas que fazem centenas ou milhares de compras mensais, isso se torna um mecanismo de rastreamento indispensável.
Do ponto de vista do fornecedor, um pedido de compra corporativo fornece clareza e um mecanismo de contabilidade. O recebimento de um pedido de compra corporativo não apenas concede ao fornecedor um contrato por escrito com o comprador, mas também se torna o primeiro passo na criação de uma trilha de contas a receber. Esses pedidos de compra são importantes ao tentar obter financiamento ou empréstimos comerciais, pois o fornecedor documenta quanto dinheiro estará fluindo para a empresa e quando se espera que seja recebido.
Os elementos típicos de um pedido de compra corporativo incluem a data; um número de pedido; o nome, endereço e informações telefônicas de ambas as partes; e uma descrição dos bens e serviços com preços e totais. Para o comprador e o vendedor, o número do pedido se torna o principal mecanismo de rastreamento de todos os pedidos feitos entre os dois.
Uma variação do pedido de compra corporativo é um pedido permanente que cria um pedido por um período de tempo. Isso permite descontos por quantidade de produtos ou serviços que não precisam ser entregues de uma só vez. Esses tipos de OPs normalmente são para produtos ou serviços entregues periodicamente ao longo de um ano. Por exemplo, um pedido de compra pode ser emitido para entrega mensal de suprimentos de papel ou manutenção trimestral de uma unidade de ar condicionado.
Para empresas menores, a criação de um processo de pedido de compra pode parecer um exagero, mas depois de executado adequadamente, economiza tempo e dinheiro. Ele fornece aos compradores e vendedores um número de pedido que facilita o rastreamento de pedidos. Ele também cria um documento legal entre ambas as partes que garante ao comprador o preço negociado e fornece ao fornecedor um documento que o autoriza legalmente aos fundos devidos.