Vad är en företags inköpsorder?
En företags inköpsorder (PO) är ett dokument som skickas av ett företag till en leverantör av produkter eller tjänster. Den anger exakt vad som köps och till vilket pris. När leverantören tar emot och accepterar inköpsordern fungerar den som ett avtal mellan företaget och säljaren. Företagens inköpsorder gör det klart mellan båda parter vad som förväntas och hur mycket det kommer att kosta.
Köporder går utöver bara metoder för att göra beställningar. I de flesta företag är inköpsordern det första steget i en redovisningsprocess. Utfärdande av en inköpsorder görs vanligtvis av redovisningsavdelningen och skapar de konton som ska betalas. Det skapar också en spårningsenhet för utestående order. I företag som gör hundratals eller tusentals inköp varje månad blir detta en oundgänglig spårningsmekanism.
Ur säljarens perspektiv ger en företags inköpsorder en tydlighet och en redovisningsmekanism. Mottagande av en företags inköpsorder ger inte bara leverantören ett skriftligt avtal med köparen, det blir också det första steget i att skapa en spår för kundfordringar. Dessa inköpsorder är viktiga när de försöker få finansiering eller affärslån eftersom säljaren dokumenterar hur mycket pengar som kommer att rinna in i företaget och när det förväntas få dem.
Typiska delar av en företags inköpsorder inkluderar datumet; ett PO-nummer; båda parternas namn, adress och telefoninformation; och en beskrivning av varorna och tjänsterna med priser och totaler. För både köparen och säljaren blir PO-numret den viktigaste spårningsmekanismen för alla beställningar mellan de två.
En variant av företagets inköpsorder är en stående order som skapar en order över en tidsperiod. Detta möjliggör kvantitetsrabatter för produkter eller tjänster som inte behöver levereras samtidigt. Dessa typer av PO är vanligtvis för produkter eller tjänster som levereras regelbundet under ett år. Till exempel skulle en inköpsorder kunna utfärdas för månatlig leverans av pappersmaterial eller kvartalsvis underhåll av en luftkonditioneringsenhet.
För mindre företag kan det skapa en överdödelse att skapa en inköpsorderprocess, men efter att den har utförts korrekt sparar det tid och pengar. Det ger köpare och säljare ett PO-nummer som gör det enkelt att spåra order. Det skapar också ett juridiskt dokument mellan båda parter som garanterar köparen det pris som förhandlades fram och ger säljaren ett dokument som lagligen ger rätt till de skulder.