Hvad er en virksomheds indkøbsordre?
En virksomhedsindkøbsordre (PO) er et dokument, der sendes af et selskab til en leverandør af produkter eller tjenester. Den angiver nøjagtigt, hvad der købes, og til hvilken pris. Når sælgeren modtager og accepterer indkøbsordren, fungerer den som en kontrakt mellem selskabet og sælgeren. Corporate indkøbsordrer gør det klart mellem begge parter, hvad der forventes, og hvor meget det vil koste.
Indkøbsordrer går ud over blot metoder til placering af ordrer. I de fleste virksomheder er indkøbsordren det første trin i en regnskabsproces. Udstedelse af en indkøbsordre udføres normalt af regnskabsafdelingen og vil oprette den regnskabsberettigede post. Det opretter også en sporingsenhed til udestående ordrer. I virksomheder, der foretager hundreder eller tusinder af køb månedligt, bliver dette en uundværlig sporingsmekanisme.
Fra leverandørens perspektiv giver en virksomheds indkøbsordre klarhed og en regnskabsmekanisme. Modtagelse af en virksomheds indkøbsordre giver ikke kun sælgeren en skriftlig kontrakt med køberen, det bliver også det første trin i oprettelsen af et spor til kundefordringer. Disse indkøbsordrer er vigtige, når de prøver at få finansierings- eller forretningslån, da sælgeren dokumenterer, hvor mange penge der vil strømme ind i virksomheden, og hvornår det forventes at blive modtaget.
Typiske elementer i en virksomheds indkøbsordre inkluderer datoen; et PO-nummer; begge parternes navn, adresse og telefonoplysninger; og en beskrivelse af varer og tjenester med priser og totaler. For både køberen og sælgeren bliver PO-nummeret den vigtigste sporingsmekanisme for alle ordrer, der er placeret mellem de to.
En variation af virksomhedens indkøbsordre er en stående ordre, der opretter en ordre over en periode. Dette giver mulighed for mængderabatter for produkter eller tjenester, der ikke skal leveres på én gang. Disse typer PO'er er typisk for produkter eller tjenester, der leveres med jævne mellemrum i løbet af et år. For eksempel kunne der udstedes en indkøbsordre til månedlig levering af papirforsyninger eller kvartalsvis vedligeholdelse af en klimaanlæg.
For mindre virksomheder kan oprettelse af en indkøbsordreproces virke som overdreven, men efter at den er korrekt udført sparer det tid og penge. Det giver købere og sælgere et PO-nummer, der gør det nemt at spore ordrer. Det opretter også et juridisk dokument mellem begge parter, der garanterer køberen den pris, der blev forhandlet om, og giver sælgeren et dokument, der lovligt giver det ret til de skyldige midler.