¿Qué es una llamada de teleconferencia?
Una llamada de teleconferencia es un método de reunión utilizado en los negocios cuando todos, o algunos, de los participantes de la reunión se encuentran en diferentes ubicaciones físicas. Es probable que a cada participante en una llamada de teleconferencia se le pedirá que se marquen en una ubicación central, ya sea en un número de teléfono de la conferencia preestablecido y sin cargo, o simplemente a un número dentro del negocio. Este tipo de reunión de teleconferencia se está volviendo cada vez más común ahora que la teletrabajo es una práctica popular, así como entre las empresas con varios lugares nacionales o internacionales.
Hay mucha flexibilidad asociada con una llamada de teleconferencia. Por ejemplo, cada participante en la llamada My permanece en su propio escritorio sin necesidad de pasar el día en una sala de conferencias. Además, la llamada se puede planificar en función del horario de todos, aunque esto puede ser un poco más complicado si los participantes de las reuniones viven en diferentes zonas horarias.
En general, una llamada de conferencia como esta tiene lugar por teléfono, sin ninguna FTiempo de ACE a Face, pero algunas empresas pueden tener cámaras web o un software de reunión instalado en las computadoras de sus empleados. Esto puede permitir una comunicación cara a cara, o al menos permitir que todos vean la misma pantalla en la computadora. En general, una reunión de teleconferencia simplemente comenzará cuando todos hayan llamado. Generalmente habrá un líder de la llamada que llegue antes que todos los demás, y que pueda ayudar a hacer presentaciones a medida que lleguen otros.
El líder generalmente administrará la llamada de teleconferencia, presentando puntos de conversación individuales y problemas que deben discutirse. Él o ella también debe alentar a todos a hablar, y hacer preguntas si alguien parece silencioso o parece distraerse de la llamada; es decir, verificar el correo electrónico. Si la llamada de teleconferencia dura más de una o dos horas, es el líder quien debe indicar que habrá un breve descanso de la llamada a las personas aVisite el baño o tome una bebida.
Aunque algunos consideran que una llamada de teleconferencia es menos efectiva y logra menos que una reunión tradicional, no hay duda de que es menos costoso y más conveniente para las empresas. Si las llamadas de teleconferencia se mantienen relativamente pequeñas, y todos pueden estar comprometidos e interesados en la llamada, pueden lograr bastante. Puede ser útil tener una estructura planificada, con diferentes altavoces y presentadores a lo largo de la llamada para evitar el aburrimiento, así como que todos anuncien su nombre antes de que comiencen a hablar para prevenir la confusión, lo que puede hacer que las personas pierdan interés.