¿Qué es una llamada de teleconferencia?
Una llamada de teleconferencia es un método de reunión utilizado en los negocios cuando todos, o algunos, de los participantes de la reunión se encuentran en diferentes ubicaciones físicas. Es probable que se le pida a cada participante en una llamada de teleconferencia que marque en una ubicación central, ya sea en un número telefónico preconfigurado y gratuito, o simplemente en un número dentro de la empresa. Este tipo de reunión de teleconferencia se está volviendo cada vez más común ahora que el teletrabajo es una práctica popular, así como también entre empresas con varias ubicaciones a nivel nacional o internacional.
Hay mucha flexibilidad asociada con una llamada de teleconferencia. Por ejemplo, cada participante en la llamada puede permanecer en su propio escritorio sin necesidad de pasar el día en una sala de conferencias. Además, la llamada se puede planificar en función del horario de todos, aunque esto puede ser un poco más complicado si los participantes de la reunión viven en diferentes zonas horarias.
En general, una llamada de conferencia como esta se realiza por teléfono, sin tiempo cara a cara, pero algunas empresas pueden tener cámaras web o software para reuniones instalado en las computadoras de sus empleados. Esto puede permitir cierta comunicación cara a cara, o al menos permitir que todos vean la misma pantalla en la computadora. En general, una reunión de teleconferencia simplemente comenzará cuando todos hayan llamado. Habrá generalmente un líder de la llamada que llegue antes que los demás y que pueda ayudar a hacer presentaciones cuando lleguen los demás.
Luego, el líder generalmente administrará la llamada de teleconferencia, presentando puntos de conversación individuales y temas que deben discutirse. Él o ella también debería alentar a todos a hablar y hacer preguntas si alguien parece estar en silencio o parece distraído de la llamada; es decir, consultar el correo electrónico. Si la llamada de teleconferencia dura más de una o dos horas, es el líder quien debe indicar que habrá un breve descanso de la llamada para que las personas visiten el baño u obtengan una bebida.
Aunque algunos consideran que una llamada de teleconferencia es menos efectiva y logra menos que una reunión tradicional, no hay duda de que es menos costosa y más conveniente para las empresas. Si las llamadas de teleconferencia se mantienen relativamente pequeñas, y todos pueden participar e interesarse en la llamada, pueden lograr bastante. Puede ser útil tener una estructura planificada, con diferentes oradores y presentadores a lo largo de la llamada para evitar el aburrimiento, así como que todos anuncien su nombre antes de comenzar a hablar para evitar confusiones, lo que puede hacer que las personas pierdan interés.