Co je telekonferenční hovor?
Telekonferenční hovor je metoda schůzky používaná v podnikání, když všichni nebo někteří účastníci schůzky jsou na různých fyzických místech. Každý účastník telekonferenčního hovoru bude pravděpodobně požádán, aby se připojil k centrálnímu místu, buď na přednastaveném bezplatném konferenčním telefonním čísle, nebo jen na číslo v rámci firmy. Tento typ telekonferenčního setkání se stává stále běžnějším nyní, když je práce na dálku oblíbenou praxí, a také mezi podniky s různými národními nebo mezinárodními pobočkami.
S telekonferenčním hovorem je spojena velká flexibilita. Například každý účastník hovoru má zůstat u svého stolu, aniž by musel strávit den v konferenční místnosti. Kromě toho lze hovor naplánovat podle harmonogramu každého, i když to může být o něco složitější, pokud účastníci setkání žijí v různých časových pásmech.
Obecně se konferenční hovor, jako je tento, uskutečňuje telefonicky, bez osobního času, ale některé podniky mohou mít na počítačích svých zaměstnanců nainstalované webové kamery nebo software pro schůzky. To může umožnit určitou osobní komunikaci nebo alespoň umožnit každému, aby si prohlížel stejnou obrazovku v počítači. Obecně platí, že telekonferenční schůzka začne jednoduše, jakmile se všichni zavolají. Obecně bude existovat vedoucí hovoru, který dorazí před všemi ostatními a který může pomoci při uvádění úvodních informací, když dorazí ostatní.
Vůdce poté obecně spravuje telekonferenční hovor a vyvolává jednotlivé řečové body a problémy, které je třeba projednat. Měl by také povzbuzovat každého, aby mluvil, a klást otázky, pokud se zdá, že někdo mlčí nebo se zdá, že je rozptýlen od hovoru; tj. kontrola e-mailu. Pokud telekonferenční hovor trvá déle než hodinu nebo dvě, měl by vůdce říci, že dojde k krátké přestávce od hovoru, aby lidé navštívili toaletu nebo dostali nápoj.
Ačkoli někteří považují telekonferenční hovor za méně efektivní a méně úspěšný než tradiční setkání, není pochyb o tom, že je méně nákladný a výhodnější pro podniky. Pokud jsou telekonferenční hovory udržovány relativně malé a každý je schopen se zapojit a mít o něj zájem, může toho dosáhnout docela hodně. Mohlo by být užitečné mít plánovanou strukturu s různými řečníky a moderátory po celou dobu hovoru, aby se zabránilo nudě, a také aby každý oznámil své jméno dříve, než začnou mluvit, aby se zabránilo zmatkům, což může způsobit, že lidé ztratí zájem.