Vad är ett telefonkonferenssamtal?

Ett telefonkonferenssamtal är en mötesmetod som används i företag när alla, eller några, av mötesdeltagarna befinner sig på olika fysiska platser. Varje deltagare i ett telefonkonferens kommer att förmodligen bli ombedd att ringa in till en central plats, antingen på ett förinställt, avgiftsfritt konferensnummer eller bara till ett nummer inom företaget. Denna typ av telefonkonferensmöte blir mer och mer vanligt nu när telekommunikation är en populär praxis, liksom bland företag med olika rikstäckande eller internationella platser.

Det finns mycket flexibilitet i samband med ett telefonkonferenssamtal. Till exempel stannar varje deltagare i samtalet på sitt eget skrivbord utan att behöva spendera dagen i ett konferensrum. Dessutom kan samtalet planeras utifrån allas schema, men det kan vara lite mer komplicerat om mötesdeltagarna bor i olika tidszoner.

I allmänhet äger ett konferenssamtal som detta rum via telefonen, utan någon ansikte-till-ansikte-tid, men vissa företag kan ha webbkameror eller mötesprogramvara installerat på sina anställdas datorer. Detta kan tillåta viss kommunikation ansikte mot ansikte eller åtminstone låta alla se samma skärm på datorn. I allmänhet börjar ett telefonkonferensmöte helt enkelt när alla har ringt. Det kommer i allmänhet att finnas en ledare för samtalet som kommer framför alla andra, och som kan hjälpa till att göra introduktioner när andra anländer.

Ledaren kommer då i allmänhet att hantera telefonkonferenssamtalet och tar upp enskilda samtalspunkter och frågor som måste diskuteras. Han eller hon bör också uppmuntra alla att prata och ställa frågor om någon verkar tyst eller verkar vara distraherad från samtalet; dvs. kontrollera e-post. Om telefonkonferenssamtalet varar mer än en timme eller två är det ledaren som ska säga att det kommer att vara en kort paus från samtalet för att människor ska besöka toaletten eller få en dryck.

Även om vissa anser att ett telefonkonferenssamtal är mindre effektivt och gör mindre än ett traditionellt möte, finns det ingen tvekan om att det är billigare och bekvämare för företag. Om telefonkonferenssamtalen hålls relativt små och alla kan engagera sig och vara intresserade av samtalet kan de åstadkomma en hel del. Det kan vara bra att ha en planerad struktur, med olika talare och presentatörer under hela samtalet för att undvika tristess, samt att alla meddelar sitt namn innan de börjar prata för att förhindra förvirring, vilket kan få människor att förlora intresset.