O que é uma chamada de teleconferência?
Uma chamada de teleconferência é um método de reunião usado nos negócios quando todos ou alguns participantes estão em locais físicos diferentes. É provável que cada participante de uma chamada de teleconferência disque para um local central, em um número de telefone de conferência pré-definido e gratuito ou apenas para um número da empresa. Esse tipo de reunião de teleconferência está se tornando cada vez mais comum agora que o teletrabalho é uma prática popular, bem como entre empresas com vários locais em âmbito nacional ou internacional.
Há muita flexibilidade associada a uma chamada de teleconferência. Por exemplo, cada participante da ligação pode permanecer em sua própria mesa, sem precisar passar o dia em uma sala de conferências. Além disso, a chamada pode ser planejada com base na programação de todos, embora isso possa ser um pouco mais complicado se os participantes da reunião morarem em fusos horários diferentes.
Geralmente, uma chamada em conferência como essa ocorre por telefone, sem tempo presencial, mas algumas empresas podem ter webcams ou software de reunião instalado nos computadores de seus funcionários. Isso pode permitir alguma comunicação face a face ou pelo menos permitir que todos visualizem a mesma tela no computador. Em geral, uma reunião de teleconferência simplesmente começará quando todos telefonarem. Geralmente, haverá um líder da chamada que chega antes de todos os outros e que pode ajudar a fazer apresentações à medida que os outros chegarem.
O líder geralmente gerencia a chamada de teleconferência, trazendo pontos de discussão individuais e questões que precisam ser discutidas. Ele ou ela também deve incentivar todos a conversar e fazer perguntas se alguém parecer calado ou parecer distraído da ligação; ou seja, verificando o email. Se a teleconferência durar mais de uma hora ou duas, é o líder que deve declarar que haverá uma breve pausa na ligação para que as pessoas visitem o banheiro ou tomem uma bebida.
Embora alguns considerem uma teleconferência menos eficaz e realizem menos do que uma reunião tradicional, não há dúvida de que é menos dispendiosa e mais conveniente para as empresas. Se as chamadas de teleconferência forem mantidas relativamente pequenas e todos puderem se envolver e se interessar pela chamada, eles poderão realizar bastante. Pode ser útil ter uma estrutura planejada, com diferentes palestrantes e apresentadores durante toda a ligação, para evitar o tédio, e fazer com que todos anunciem seu nome antes de começarem a falar para evitar confusão, o que pode levar as pessoas a perder o interesse.