O que é uma chamada de teleconferência?
Uma chamada de teleconferência é um método de reunião usado nos negócios quando todos, ou alguns dos participantes da reunião, estão em diferentes locais físicos. Cada participante de uma chamada de teleconferência provavelmente será solicitado a discar para um local central, em um número de telefone da conferência predefinido e gratuito, ou apenas para um número dentro da empresa. Esse tipo de reunião de teleconferência está se tornando cada vez mais comum agora que o teletrabalho é uma prática popular, bem como entre empresas com vários locais nacionais ou internacionais.
Há muita flexibilidade associada a uma chamada de teleconferência. Por exemplo, cada participante da minha chamada permanece em sua própria mesa sem precisar passar o dia em uma sala de conferências. Além disso, a chamada pode ser planejada com base na programação de todos, embora isso possa ser um pouco mais complicado se os participantes da reunião vivem em diferentes fusos horários.
Geralmente, uma teleconferência como essa ocorre por telefone, sem fTempo de Ace-a-Face, mas algumas empresas podem ter webcams ou software de reunião instalado nos computadores de seus funcionários. Isso pode permitir alguma comunicação presencial ou pelo menos permitir que todos visualizem a mesma tela no computador. Em geral, uma reunião de teleconferência simplesmente começará quando todos tiverem chamado. Geralmente haverá um líder da ligação que chega diante de todos os outros e que possa ajudar a fazer apresentações à medida que os outros chegam.
O líder geralmente gerencia a chamada de teleconferência, trazendo pontos de discussão e questões individuais que precisam ser discutidas. Ele ou ela também deve incentivar todos a conversar e fazer perguntas se alguém parecer em silêncio ou parece estar distraído da chamada; ou seja, verificando o email. Se a chamada de teleconferência durar mais de uma ou duas horas, é o líder que deve afirmar que haverá uma breve pausa da chamada para as pessoas paraVisite o banheiro ou pegue uma bebida.
Embora alguns considerem um chamado de teleconferência para serem menos eficazes e realizar menos do que uma reunião tradicional, não há dúvida de que é mais barato e mais conveniente para as empresas. Se as chamadas de teleconferência forem mantidas relativamente pequenas, e todos poderão estar envolvidos e interessados na chamada, eles podem realizar bastante. Pode ser útil ter uma estrutura planejada, com diferentes palestrantes e apresentadores ao longo da chamada para evitar o tédio, bem como fazer com que todos anunciem seu nome antes de começarem a falar para evitar confusão, o que pode fazer com que as pessoas percam o interesse.