Hvad er et telekonferenceopkald?
Et telekonferenceopkald er en mødemetode, der bruges i erhvervslivet, når alle eller nogle af mødedeltagerne befinder sig på forskellige fysiske steder. Hver deltager i et telekonferenceopkald bliver sandsynligvis bedt om at ringe til et centralt sted, enten på et forudindstillet, gratis telefonkonference eller til et nummer inden for virksomheden. Denne type telekonference møde bliver mere og mere almindelig nu, hvor telekommunikation er en populær praksis, såvel som blandt virksomheder med forskellige landsdækkende eller internationale lokationer.
Der er en masse fleksibilitet forbundet med et telekonferenceopkald. For eksempel forbliver hver deltager i opkaldet min ved sit eget skrivebord uden at skulle bruge dagen i et konferencelokale. Derudover kan opkaldet planlægges baseret på alles tidsplan, skønt dette kan være lidt mere kompliceret, hvis mødedeltagere bor i forskellige tidszoner.
Generelt finder et konferenceopkald som dette sted over telefonen uden nogen ansigt til ansigt tid, men nogle virksomheder kan have webcams eller mødesoftware installeret på deres medarbejders computere. Dette muliggør muligvis en vis kommunikation ansigt til ansigt eller i det mindste tillader alle at se den samme skærm på computeren. Generelt vil et telefonkonferencemøde simpelthen begynde, når alle har ringet til. Der vil generelt være en leder af det opkald, der ankommer før alle andre, og som kan hjælpe med at lave introduktioner, når andre ankommer.
Lederen vil derefter generelt styre telekonferenceopkaldet, idet han bringer individuelle talepunkter og spørgsmål op, der skal diskuteres. Han eller hun bør også tilskynde alle til at tale og stille spørgsmål, hvis nogen synes tavs eller ser ud til at blive distraheret fra opkaldet; dvs. at kontrollere e-mail. Hvis telekonferenceopkaldet varer mere end en time eller to, er det lederen, der skal oplyse, at der vil være en kort pause fra opfordringen til at folk besøger toilettet eller får en drik.
Selvom nogle betragter et telekonferenceopkald som mindre effektivt og opnår mindre end et traditionelt møde, er der ingen tvivl om, at det er billigere og mere praktisk for virksomheder. Hvis telekonferenceopkaldene holdes relativt små, og alle er i stand til at være engagerede og interesserede i opkaldet, kan de udføre en hel del. Det kan være nyttigt at have en planlagt struktur med forskellige talere og præsentanter under hele opfordringen til at undgå kedsomhed, samt at alle meddeler deres navn, før de begynder at tale for at forhindre forvirring, hvilket kan få folk til at miste interessen.