¿Qué es un portal de proveedores?
Un portal de proveedores es un sistema seguro y propietario para administrar y comunicarse con proveedores externos de bienes y servicios. Las empresas, organizaciones y agencias gubernamentales que interactúan con un gran número de proveedores en todas las áreas operativas tienen más probabilidades de implementar este tipo de sistema de gestión formal. Un portal de proveedores generalmente está basado en Internet y permite el registro inicial del proveedor, así como la administración de la cuenta.
La adquisición se ha visto significativamente afectada por el uso generalizado de Internet para transacciones comerciales seguras. Los sistemas de administración de contenido basados en la web han hecho que el uso de Internet sea rentable para permitir el acceso a información compartida que se puede administrar desde ambos extremos del flujo de comunicación. El registro, la comunicación y la gestión de proveedores, que siempre habían sido un proceso intensivo en mano de obra para los departamentos de compras, ahora han migrado principalmente a un enfoque basado en Internet y gestionado por proveedores para muchas grandes empresas e instituciones.
Los portales web son bases de datos con interfaces fáciles de usar. Un portal le permite a una compañía tener un punto de recolección de datos que sea accesible globalmente para cualquiera que pueda conectarse a Internet. El beneficio más significativo es quizás que el usuario de la base de datos administra su propia cuenta con el tiempo, ingresa información de contacto y realiza selecciones de contenido sin la necesidad de que un empleado de la empresa recopile y registre los datos manualmente para cada nuevo usuario o para asegurarse de que la información se actualice periódicamente Una vez que el sistema de recopilación de información está diseñado y el usuario está registrado, conserva la responsabilidad de acceder a la cuenta y mantener su relevancia.
Un portal de proveedores permite a los proveedores registrarse con una empresa como proveedor interesado. El registro generalmente solicita información básica, como el nombre de la empresa, la dirección y el número de identificación fiscal, y le pide al proveedor que seleccione un nombre de usuario y una contraseña. El sistema también se usa ocasionalmente para examinar a los proveedores y solicitará información adicional sobre antecedentes, experiencia y calificaciones. Las empresas e instituciones más grandes con muchas oportunidades de proveedores diferentes en áreas operativas permitirán al proveedor seleccionar sus áreas de interés, asegurando que solo recibirá avisos de ofertas para esas áreas en particular.
Lo más importante es que el portal del proveedor le permite al proveedor administrar su cuenta. Un sistema típico le permitirá editar su información de contacto, descargar paquetes de ofertas, enviar facturas y monitorear transacciones. El proveedor normalmente tiene permitido un administrador de cuenta y varias cuentas de usuario con acceso limitado que pueden acomodar al personal de soporte que puede necesitar trabajar ocasionalmente en el sistema.