Hva er en leverandørportal?
En leverandørportal er et sikkert, proprietært system for styring og kommunikasjon med tredjepartsleverandører av varer og tjenester. Det er mest sannsynlig at selskaper, organisasjoner og offentlige etater som samhandler med et stort antall leverandører på tvers av driftsområder, implementerer denne typen formelle styringssystemer. En leverandørportal er typisk internettbasert og gir mulighet for innledende leverandørregistrering samt kontostyring.
Anskaffelser har blitt betydelig påvirket av den utbredte bruken av Internett for sikre forretningstransaksjoner. Nettbaserte innholdsstyringssystemer har gjort det kostnadseffektivt å bruke Internett for å muliggjøre tilgang til delt informasjon som kan styres fra begge ender av kommunikasjonsstrømmen. Leverandørregistrering, kommunikasjon og ledelse, som alltid hadde vært en arbeidsintensiv prosess for innkjøpsavdelinger, har nå stort sett migrert til en internettbasert, leverandørstyrt tilnærming for mange store bedrifter og institusjoner.
Webportaler er databaser med brukervennlige grensesnitt. En portal tillater et selskap å ha ett samlingspunkt for data som er globalt tilgjengelig for alle som kan koble seg til Internett. Den mest betydningsfulle fordelen er kanskje at databasebrukeren administrerer sin egen konto over tid, legger inn kontaktinformasjon og gjør innholdsvalg uten behov for at en ansatt skal samle inn og registrere data manuelt for hver nye bruker eller for å sikre at informasjonen blir oppdatert jevne mellomrom. Når informasjonsinnsamlingssystemet er designet og brukeren er registrert, beholder han ansvaret for å få tilgang til kontoen og opprettholde dens relevans.
En leverandørportal gjør det mulig for leverandører å registrere seg hos et selskap som en interessert leverandør. Registrering ber vanligvis om grunnleggende informasjon, for eksempel forretningsnavn, adresse og skatteidentifikasjonsnummer, og ber leverandøren velge et brukernavn og passord. Systemet brukes også noen ganger for å veterinere leverandører og vil be om ytterligere informasjon angående bakgrunn, erfaring og kvalifikasjoner. Større selskaper og institusjoner med mange forskjellige leverandørmuligheter på tvers av driftsområder vil tillate leverandøren å velge sine interesserområder, og sikre at han bare vil motta budvarsler for de aktuelle områdene.
Det viktigste er at leverandørportalen tillater leverandøren å administrere kontoen sin. Et typisk system vil gjøre det mulig for ham å redigere kontaktinformasjonen sin, laste ned budpakker, sende inn fakturaer og overvåke transaksjoner. Selger er vanligvis tillatt en kontoadministrator og et antall brukerkontoer med begrenset tilgang som kan imøtekomme støttepersonell som kan komme til å måtte jobbe i systemet.