Vad är en leverantörsportal?
En leverantörsportal är ett säkert, proprietärt system för hantering och kommunikation med tredjepartsleverantörer av varor och tjänster. Företag, organisationer och myndigheter som samverkar med ett stort antal leverantörer i olika verksamhetsområden kommer sannolikt att genomföra denna typ av formellt hanteringssystem. En leverantörsportal är vanligtvis internetbaserad och möjliggör initial leverantörsregistrering samt kontohantering.
Upphandling har påverkats avsevärt av den utbredda användningen av Internet för säkra affärstransaktioner. Webbaserade innehållshanteringssystem har gjort det kostnadseffektivt att använda Internet för att möjliggöra åtkomst till delad information som kan hanteras från båda ändarna av kommunikationsströmmen. Leverantörsregistrering, kommunikation och ledning, som alltid varit en arbetsintensiv process för inköpsavdelningar, har nu mest övergått till en internetbaserad, leverantörsstyrd strategi för många stora företag och institutioner.
Webportaler är databaser med användarvänliga gränssnitt. En portal tillåter ett företag att ha en insamlingsplats för data som är globalt tillgängliga för alla som kan ansluta till Internet. Den viktigaste fördelen är kanske att databasanvändaren hanterar sitt eget konto över tid, skriver in kontaktinformation och gör innehållsval utan att en anställd behöver samla in och spela in data manuellt för varje ny användare eller se till att informationen uppdateras periodiskt. När informationssamlingssystemet är designat och användaren har registrerats, behåller han ansvaret för att få åtkomst till kontot och behålla dets relevans.
En leverantörsportal gör det möjligt för leverantörer att registrera sig hos ett företag som en intresserad leverantör. Registrering begär vanligtvis grundläggande information, såsom företagsnamn, adress och skatteidentifikationsnummer, och ber säljaren välja ett användarnamn och lösenord. Systemet används också ibland för att veta leverantörer och kommer att begära ytterligare information om bakgrund, erfarenhet och kvalifikationer. Större företag och institutioner med många olika leverantörsmöjligheter i olika operativa områden tillåter leverantören att välja sina intressanta områden, vilket säkerställer att han bara får budmeddelanden för de specifika områdena.
Det viktigaste är att leverantörsportalen tillåter leverantören att hantera sitt konto. Ett typiskt system gör det möjligt för honom att redigera sin kontaktinformation, ladda ner budpaket, skicka fakturor och övervaka transaktioner. Leverantören tillåts vanligtvis en kontoadministratör och ett antal användarkonton med begränsad åtkomst som kan rymma supportpersonal som ibland kan behöva arbeta i systemet.