Hvad er en leverandørportal?
En leverandørportal er et sikkert, proprietært system til styring og kommunikation med tredjepartsleverandører af varer og tjenester. Virksomheder, organisationer og offentlige agenturer, der interagerer med et stort antal leverandører på tværs af operationelle områder, er mest sandsynligt at implementere denne type formelle styringssystem. En leverandørportal er typisk internetbaseret og giver mulighed for initial leverandørregistrering såvel som kontostyring.
Indkøb er blevet væsentligt påvirket af den udbredte brug af Internettet til sikre forretningstransaktioner. Webbaserede indholdsstyringssystemer har gjort det omkostningseffektivt at bruge internettet til at muliggøre adgang til delte oplysninger, der kan styres fra begge ender af kommunikationsstrømmen. Sælgerregistrering, kommunikation og ledelse, som altid havde været en arbejdskrævende proces for indkøbsafdelinger, er nu for det meste migreret til en internetbaseret, leverandørstyret tilgang til mange store virksomheder og institutioner.
Webportaler er databaser med brugervenlige grænseflader. En portal giver et firma mulighed for at have et indsamlingssted for data, der er globalt tilgængeligt for alle, der kan oprette forbindelse til Internettet. Den mest betydningsfulde fordel er måske, at databasebrugeren administrerer sin egen konto over tid, indtaster kontaktoplysninger og foretager indholdsvalg uden behov for, at en virksomhedsmedarbejder skal indsamle og registrere data manuelt for hver nye bruger eller for at sikre sig, at oplysningerne opdateres periodisk. Når informationsindsamlingssystemet er designet og brugeren er registreret, bibeholder han ansvaret for at få adgang til kontoen og bevare dens relevans.
En leverandørportal gør det muligt for leverandører at registrere sig hos et firma som en interesseret leverandør. Registrering anmoder normalt om grundlæggende oplysninger, såsom virksomhedsnavn, adresse og skatteidentifikationsnummer, og beder sælgeren om at vælge et brugernavn og en adgangskode. Systemet bruges også lejlighedsvist til at dyrlæge leverandører og vil anmode om yderligere oplysninger om baggrund, erfaring og kvalifikationer. Større virksomheder og institutioner med mange forskellige leverandørmuligheder på tværs af operationelle områder vil give sælgeren mulighed for at vælge sine interesserområder, hvilket sikrer, at han kun modtager budmeddelelser for disse bestemte områder.
Det vigtigste er, at leverandørportalen giver leverandøren mulighed for at administrere sin konto. Et typisk system giver ham mulighed for at redigere sine kontaktoplysninger, downloade budpakker, indsende fakturaer og overvåge transaktioner. Sælgeren har normalt tilladelse til en kontoadministrator og et antal brugerkonti med begrænset adgang, der kan rumme supportpersonale, der muligvis lejlighedsvis skal arbejde i systemet.