¿Qué es la planificación de adquisición?
La planificación de adquisición es un proceso de coordinación para prepararse para la adquisición fluida y sin incidentes de un nuevo activo o suministro. Esto puede ser necesario para activos particularmente grandes o complejos, y es especialmente común en las agencias gubernamentales. Estas agencias deben poder documentar no solo la necesidad de un activo, sino también el proceso utilizado para adquirirlo, para asegurar a los contribuyentes que su dinero se gasta de manera inteligente y adecuada. Los planes del gobierno pueden estar abiertos a los miembros del público si un activo no es de naturaleza confidencial.
Hay varias etapas para la planificación de la adquisición, que incluyen reuniones para identificar necesidades, localizar activos para satisfacer esas necesidades y asegurar la aprobación de las autoridades correspondientes. Una vez que una organización tiene la aprobación para comprar un activo, puede pasar a la fase de coordinación de la planificación de adquisición. Por ejemplo, si una agencia gubernamental quiere reemplazar sus sistemas informáticos, necesita desarrollar una línea de tiempo para el reemplazo, y la línea de tiempo debe analizar los roles específicos de varios trabajadores en el proceso.
Las empresas involucradas en la planificación de adquisiciones pueden delegar las responsabilidades de los empleados en cada etapa, incluida la transferencia, descarga, prueba e instalación de activos. El nivel de planificación necesario puede depender del activo. En las etapas de planificación, el personal intenta pensar en cualquier problema potencial que pueda surgir para poder evitarlo o anticiparlo. Las especificaciones técnicas del activo están sujetas a una cuidadosa revisión para identificar posibles problemas y preocupaciones como la fragilidad o la necesidad de equipos especiales para manejar el activo.
En la planificación de adquisición de activos, también se pueden considerar las necesidades de personal como la capacitación. Para algo como la instalación de un nuevo sistema informático, los trabajadores pueden necesitar un día de capacitación o más para aprender el nuevo sistema. Los planificadores necesitan acumular tiempo libre o una suspensión temporal de las operaciones mientras el activo está instalado y probado y los empleados aprenden cómo usarlo. Los planificadores pueden desarrollar planes de contingencia; una agencia gubernamental, por ejemplo, puede necesitar acceso a un sistema de respaldo en caso de un problema con la instalación de uno nuevo.
Los especialistas en planificación de adquisición de activos pueden actuar como consultores y asesores para ayudar con este proceso. Pueden participar en cada paso, desde la reunión inicial para discutir una necesidad no satisfecha hasta la instalación final del activo. Este trabajo requiere conocimiento de la organización, habilidades de pensamiento crítico y la capacidad de ver situaciones desde una variedad de ángulos.