¿Qué es la planificación de la adquisición?
La planificación de la adquisición es un proceso de coordinación para prepararse para la adquisición suave y sin incidentes de un nuevo activo o suministro. Esto puede ser necesario para activos particularmente grandes o complejos, y es especialmente común en las agencias gubernamentales. Estas agencias deben poder documentar no solo la necesidad de un activo, sino el proceso utilizado para adquirirlo, para asegurar a los contribuyentes que sus fondos se gastan sabiamente y adecuadamente. Los planes gubernamentales pueden estar abiertos a los miembros del público si un activo no es de naturaleza confidencial.
Hay varias etapas para la planificación de la adquisición, incluidas las reuniones para identificar necesidades, localizar activos para satisfacer esas necesidades y asegurar la aprobación de las autoridades apropiadas. Una vez que una organización tiene la aprobación de comprar un activo, puede pasar a la fase de coordinación de la planificación de la adquisición. Por ejemplo, si una agencia gubernamental quiere reemplazar sus sistemas informáticos, debe desarrollar una línea de tiempo para el reemplazo, y la línea de tiempo debe discutir la especificaciónLos roles IFIC de varios trabajadores en el proceso.
Las empresas involucradas en la planificación de la adquisición pueden delegar las responsabilidades de los empleados para cada etapa, incluida la transferencia, descarga, prueba e instalación de activos. El nivel de planificación necesario puede depender del activo. En las etapas de planificación, el personal intenta pensar en cualquier problema potencial que pueda surgir para que puedan evitarlos o anticiparlos. Las especificaciones técnicas del activo están sujetas a una revisión cuidadosa para identificar posibles problemas y preocupaciones como la fragilidad o la necesidad de un equipo especial para manejar el activo.
En la planificación de la adquisición de activos, también se pueden considerar las necesidades de personal como capacitación. Para algo como la instalación de un nuevo sistema informático, los trabajadores pueden necesitar un día de capacitación o más para aprender el nuevo sistema. Los planificadores deben construir en el tiempo libre o una suspensión temporal en las operaciones, mientras que el activo es yonstalled y probado y los empleados aprenden a usarlo. Los planificadores pueden desarrollar planes de contingencia; Una agencia gubernamental, por ejemplo, puede necesitar acceso a un sistema de respaldo en caso de un problema con la instalación de uno nuevo.
Los especialistas en la planificación de la adquisición de activos pueden actuar como consultores y asesores para ayudar con este proceso. Pueden participar en cada paso, desde la reunión inicial para discutir una necesidad insatisfecha hasta la instalación final del activo. Este trabajo requiere conocimiento de la organización, habilidades de pensamiento crítico y la capacidad de observar situaciones desde una variedad de ángulos.