Vad är förvärvsplanering?

Förvärvsplanering är en samordningsprocess för att förbereda för ett smidigt och oundvikligt förvärv av en ny tillgång eller leverans. Detta kan vara nödvändigt för särskilt stora eller komplexa tillgångar och är särskilt vanligt hos myndigheter. Dessa byråer måste kunna dokumentera inte bara behovet av en tillgång, utan processen för att förvärva den, för att försäkra skattebetalarna att deras pengar spenderas på ett klokt och lämpligt sätt. Regeringsplaner kan vara öppna för allmänheten om en tillgång inte är konfidentiell.

Det finns flera steg för förvärvsplanering, inklusive möten för att identifiera behov, lokalisera tillgångar för att tillgodose dessa behov och säkerställa godkännande från lämpliga myndigheter. När en organisation har godkänt att köpa en tillgång kan den gå vidare till koordineringsfasen för förvärvsplanering. Till exempel, om en myndighet vill byta ut sina datorsystem, måste den utveckla en tidslinje för ersättningen, och tidslinjen måste diskutera de olika arbetarnas specifika roller i processen.

Företag som är involverade i förvärvsplanering kan delegera anställdas ansvar för varje steg, inklusive överföring, lossning, testning och installation av tillgångar. Planeringsnivån som krävs kan bero på tillgången. I planeringsstadierna försöker personalen att tänka på eventuella problem som kan uppstå så att de kan förhindra eller förutse dem. Tillgångens tekniska specifikationer granskas noggrant för att identifiera potentiella problem och problem som bräcklighet eller behovet av specialutrustning för att hantera tillgången.

Vid planeringsförvärv kan personalbehov som utbildning också beaktas. För något som installationen av ett nytt datorsystem kan arbetarna behöva en dag med utbildning eller mer för att lära sig det nya systemet. Planerarna måste bygga i ledigt tid eller tillfälligt avbryta verksamheten medan tillgången installeras och testas och anställda lär sig att använda den. Planerare kan utveckla beredskapsplaner; en myndighet kan till exempel behöva tillgång till ett säkerhetskopieringssystem i händelse av problem med installationen av ett nytt.

Specialister i planering av tillgångarförvärv kan fungera som konsulter och rådgivare för att hjälpa till med denna process. De kan involveras i varje steg, från det första mötet för att diskutera ett otillfredsställt behov till den slutliga installationen av tillgången. Detta arbete kräver kunskap om organisationen, kritiskt tänkande och förmåga att titta på situationer från olika vinklar.