Co je akviziční plánování?
Plánování akvizic je koordinační proces, který se připravuje na plynulé a nerozumné nabytí nového aktiva nebo dodávky. To může být nutné pro zvláště velká nebo složitá aktiva, a to je běžné zejména u vládních agentur. Tyto agentury musí být schopny dokumentovat nejen potřebu aktiva, ale i postup použitý k jeho získání, aby zajistily daňovým poplatníkům, že jejich peníze jsou utraceny moudře a přiměřeně. Vládní plány mohou být přístupné veřejnosti, není-li aktivum důvěrné povahy.
Plánování akvizic má několik fází, včetně schůzek za účelem identifikace potřeb, nalezení majetku, který tyto potřeby splní, a bezpečného schválení příslušnými orgány. Jakmile organizace schválí nákup aktiva, může přejít do koordinační fáze plánování akvizice. Například, pokud chce vládní agentura nahradit své počítačové systémy, musí si vytvořit časovou linii pro nahrazení a časová osa musí diskutovat o konkrétních rolích různých pracovníků v tomto procesu.
Společnosti podílející se na plánování akvizic mohou delegovat odpovědnosti zaměstnanců na každou fázi, včetně převodu, vykládky, testování a instalace aktiv. Úroveň nezbytného plánování může záviset na aktivu. Ve fázi plánování se pracovníci snaží vymyslet jakékoli potenciální problémy, které mohou nastat, aby je mohli vyloučit nebo předvídat. Technické specifikace aktiva jsou pečlivě přezkoumávány, aby se zjistily možné problémy a obavy, jako je křehkost nebo potřeba speciálního vybavení pro nakládání s aktivem.
Při plánování pořizování majetku lze také zvážit personální potřeby, jako je školení. Pro něco, jako je instalace nového počítačového systému, mohou pracovníci potřebovat den školení nebo více, aby se naučili nový systém. Při instalaci a testování aktiva se plánovači musí stavět v době volna nebo dočasně pozastavit provoz a zaměstnanci se učí, jak je používat. Plánovači mohou vypracovat pohotovostní plány; například vládní agentura může potřebovat přístup k záložnímu systému v případě problému s instalací nového.
Jako poradci a poradci mohou tomuto procesu pomáhat odborníci na plánování pořízení aktiv. Mohou být zapojeni v každém kroku, od počátečního setkání, aby prodiskutovali neuspokojenou potřebu až po finální instalaci aktiva. Tato práce vyžaduje znalost organizace, dovednosti kritického myšlení a schopnost podívat se na situace z různých úhlů.