¿Qué es un informe ad hoc?
Un informe ad hoc es un informe que una persona crea en respuesta a una solicitud específica de información, en lugar de a intervalos establecidos o como parte de los informes de rutina. Los supervisores pueden solicitar dichos informes por una variedad de razones y generalmente proporcionar un marco de tiempo para su finalización, como una solicitud de que el informe se presente al final del día hábil. Las herramientas para ayudar con la creación de dichos informes están disponibles, dependiendo de la naturaleza del negocio y la solicitud.
La frase latina "ad hoc" significa "para esto", hacer referencia a la idea de que el informe se encarga de un propósito particular, y cubre un tema específico. Una solicitud de un informe ad hoc puede involucrar información interna como datos de ventas, desempeño de los empleados, etc. También puede incluir información externa, como datos sobre condiciones cambiantes del mercado, expectativas del consumidor y otros temas. Cuando se realiza una solicitud de un informe ad hoc, debe incluir una discusión detallada de lo que se espera en el informe.
SELos Cretarios y otro personal administrativo generalmente tienen la tarea de este tipo de trabajo. Recopilan datos de bases de datos de la empresa e investigaciones externas, como revisar publicaciones comerciales e informes de noticias. Los programas de software a menudo tienen plantillas que las personas pueden usar para generar rápidamente informes. Estos pueden vincularse con bases de datos para permitir la generación de cuadros, gráficos y otras presentaciones visuales de datos, dibujando directamente en la base de datos en lugar de obligar a la persona a crear la presentación desde cero.
Algunas razones para solicitar un informe ad hoc pueden incluir planes exploratorios para lanzar nuevos productos y servicios, investigación de mercado preliminar y preparación para revisiones de prácticas y planes comerciales. En todos los casos, los datos iniciales actuarán como una guía para el personal que necesita tomar decisiones sobre cómo proceder. El informe ad hoc puede identificar problemas particulares y destacará las actividades para seguir.ue o evitar. Por ejemplo, el informe puede mostrar que los estándares de la industria están a punto de cambiar, lo que hace que no sea prudente invertir en un sistema diseñado para facilitar el cumplimiento de los estándares existentes, porque la compañía necesitaría actualizar en el futuro cercano.
Si bien se ordena un informe ad hoc en un corto período de tiempo, aún necesita cumplir con los estándares de presentación profesional. Esto incluye la revisión de los errores tipográficos, los errores y la legibilidad, el formateo del documento correctamente y siguiendo los estándares internos establecidos por la Compañía para emitir informes. Tener una plantilla puede ayudar con esto, ya que es posible ubicar la información en la plantilla para asegurarse de que el informe siga una estructura general familiar.