¿Qué es un informe ad hoc?
Un informe ad hoc es un informe que una persona crea en respuesta a una solicitud específica de información, en lugar de hacerlo a intervalos establecidos o como parte de informes de rutina. Los supervisores pueden solicitar dichos informes por una variedad de razones y generalmente proporcionan un marco de tiempo para su finalización, como una solicitud de que el informe se envíe al final del día hábil. Las herramientas para ayudar con la creación de dichos informes están disponibles, dependiendo de la naturaleza del negocio y la solicitud.
La frase latina "ad hoc" significa "para esto", haciendo referencia a la idea de que el informe se encarga para un propósito particular y cubre un tema específico. Una solicitud de un informe ad hoc puede incluir información interna, como datos de ventas, desempeño de los empleados, etc. También puede incluir información externa, como datos sobre las condiciones cambiantes del mercado, las expectativas de los consumidores y otros temas. Cuando se realiza una solicitud de informe ad hoc, debe incluir una discusión detallada de lo que se espera en el informe.
Las secretarias y otro personal administrativo generalmente se encargan de este tipo de trabajo. Recopilan datos de las bases de datos de la empresa y de investigaciones externas, como revisar publicaciones comerciales e informes de noticias. Los programas de software a menudo tienen plantillas que las personas pueden usar para generar informes rápidamente. Estos pueden vincularse con las bases de datos para permitir la generación de cuadros, gráficos y otras presentaciones visuales de datos, dibujando directamente en la base de datos en lugar de obligar a la persona a crear la presentación desde cero.
Algunas razones para solicitar un informe ad hoc pueden incluir planes exploratorios para lanzar nuevos productos y servicios, investigación preliminar de mercado y preparación para la revisión de las prácticas y planes comerciales. En todos los casos, los datos iniciales actuarán como una guía para el personal que necesita tomar decisiones sobre cómo proceder. El informe ad hoc puede identificar problemas particulares y destacará actividades para perseguir o evitar. Por ejemplo, el informe puede mostrar que los estándares de la industria están a punto de cambiar, por lo que no es prudente invertir en un sistema diseñado para facilitar el cumplimiento de los estándares existentes, porque la compañía necesitaría actualizarse en un futuro cercano.
Si bien se solicita un informe ad hoc dentro de un período de tiempo corto, aún debe cumplir con los estándares de presentación profesional. Esto incluye la corrección de errores tipográficos, errores y legibilidad, formatear el documento correctamente y seguir los estándares internos establecidos por la compañía para emitir informes. Tener una plantilla puede ayudar con esto, ya que es posible insertar información en la plantilla para asegurarse de que el informe siga una estructura general familiar.