Co je přehled Ad Hoc?

Ad hoc zpráva je zpráva, kterou osoba vytvoří v reakci na konkrétní žádost o informace, nikoli ve stanovených intervalech nebo jako součást běžného hlášení. Orgány dohledu mohou takové zprávy požadovat z různých důvodů a obvykle poskytují časový rámec pro dokončení, například požadavek, aby byla zpráva předložena do konce pracovního dne. V závislosti na povaze firmy a požadavku jsou k dispozici nástroje, které vám pomohou s vytvářením těchto zpráv.

Latinská fráze „ad hoc“ znamená „za tímto účelem“, odkazující na myšlenku, že zpráva je zadávána pro konkrétní účel a zahrnuje konkrétní téma. Žádost o sestavu ad hoc může zahrnovat interní informace, jako jsou údaje o prodeji, výkonnost zaměstnanců atd. Může také zahrnovat externí informace, jako jsou údaje o měnících se tržních podmínkách, očekávání spotřebitelů a další témata. Je-li podána žádost o zprávu ad hoc, měla by zahrnovat podrobnou diskusi o tom, co se od zprávy očekává.

Sekretáři a další administrativní pracovníci jsou obvykle pověřeni tímto druhem práce. Shromažďují data z databází společnosti a externího výzkumu, jako jsou revize obchodních publikací a zpravodajských zpráv. Softwarové programy mají často šablony, které mohou lidé použít k rychlému vytváření sestav. Mohou se spojit s databázemi, aby umožnily generování grafů, grafů a dalších vizuálních prezentací dat, namísto toho, aby osoba nutila vytvořit prezentaci od nuly, přímo do databáze.

Některé důvody pro žádost o ad hoc zprávu mohou zahrnovat průzkumné plány na zavedení nových produktů a služeb, předběžný průzkum trhu a přípravu na generální opravy obchodních praktik a plánů. Ve všech případech budou počáteční údaje sloužit jako vodítko pro pracovníky, kteří se musí rozhodnout, jak postupovat. Zpráva ad hoc může identifikovat konkrétní problémy a upozorní na činnosti, kterým je třeba se vyhýbat. Zpráva může například ukázat, že se průmyslové standardy chystají změnit, a proto není rozumné investovat do systému navrženého k usnadnění dodržování stávajících norem, protože společnost by se v blízké budoucnosti musela aktualizovat.

Přestože je zpráva ad hoc objednána v krátkém časovém období, stále musí splňovat profesionální standardy prezentace. To zahrnuje korektury překlepů, chyb a čitelnosti, správné formátování dokumentu a dodržování všech interních standardů stanovených společností pro vydávání zpráv. S tím může pomoci šablona, ​​protože je možné do šablony vložit informace, aby se zajistilo, že zpráva bude sledovat všeobecně známou strukturu.