Co je to ad hoc zpráva?

Zpráva ad hoc je zpráva, kterou osoba vytváří v reakci na konkrétní žádost o informace, spíše než v nastavených intervalech nebo jako součást rutinního hlášení. Dozorci mohou takové zprávy požadovat z různých důvodů a obvykle poskytují časový rámec pro dokončení, například žádost, aby zpráva byla předložena do konce pracovního dne. Nástroje, které pomáhají při vytváření těchto zpráv, jsou k dispozici v závislosti na povaze podnikání a žádosti. Žádost o zprávu ad hoc může zahrnovat interní informace, jako jsou údaje o prodeji, výkon zaměstnanců atd. Může také zahrnovat externí informace, jako jsou údaje o změně tržních podmínek, očekávání spotřebitelů a dalších tématech. Když je podána žádost o zprávu ad hoc, měla by obsahovat podrobnou diskusi o tom, co se ve zprávě očekává.

SEKručíky a další administrativní personál má obvykle úkol s tímto druhem práce. Shromažďují data z databází společnosti a externích výzkumů, jako je přezkum obchodních publikací a zpráv. Softwarové programy mají často šablony, které mohou lidé používat k rychlému generování zpráv. Mohou se spojit s databázemi, aby umožnily generování grafů, grafů a dalších vizuálních prezentací dat, nakreslily přímo na databázi, spíše než nutit osobu, aby vytvořila prezentaci od nuly.

Některé důvody, proč požádat o ad hoc zprávu, mohou zahrnovat průzkumné plány na trh nové produkty a služby, předběžný průzkum trhu a přípravu na generální opravy obchodních praktik a plánů. Ve všech případech budou počáteční údaje fungovat jako průvodce pro personál, kteří potřebují rozhodovat o tom, jak postupovat. Zpráva ad hoc může identifikovat konkrétní problémy a zdůrazní aktivity, které je třeba pokračovatue nebo se vyhněte. Zpráva může například ukázat, že průmyslové standardy se chystají změnit, takže je moudré investovat do systému určeného k usnadnění dodržování stávajících standardů, protože společnost by musela v blízké budoucnosti upgradovat.

Zatímco zpráva ad hoc je objednána v krátkém časovém období, stále musí dodržovat profesionální prezentační standardy. To zahrnuje korektury pro překlepy, chyby a čitelnost, správné formátování dokumentu a dodržování jakýchkoli interních standardů stanovených společností pro vydávání zpráv. Mít šablonu může pomoci s tím, protože je možné zavést informace do šablony, abyste se ujistili, že zpráva následuje známou celkovou strukturu.