Co to jest raport ad hoc?

Raport ad hoc to raport tworzony przez osobę w odpowiedzi na konkretne żądanie informacji, a nie w ustalonych odstępach czasu lub w ramach rutynowego raportowania. Organy nadzoru mogą zażądać takich raportów z różnych powodów i zwykle określają ramy czasowe ich wypełnienia, na przykład żądanie, aby raport został przesłany do końca dnia roboczego. Dostępne są narzędzia ułatwiające tworzenie takich raportów, w zależności od charakteru firmy i żądania.

Łacińska fraza „ad hoc” oznacza „w tym celu”, odnosząc się do idei, że raport jest zlecany do określonego celu i obejmuje konkretny temat. Żądanie raportu ad hoc może obejmować informacje wewnętrzne, takie jak dane sprzedażowe, wyniki pracowników itp. Może również zawierać informacje zewnętrzne, takie jak dane dotyczące zmieniających się warunków rynkowych, oczekiwań konsumentów i innych tematów. Gdy składany jest wniosek o raport ad hoc, powinien on zawierać szczegółowe omówienie tego, czego oczekuje się od raportu.

Sekretarze i pozostały personel administracyjny zwykle wykonują tego rodzaju pracę. Gromadzą dane z firmowych baz danych i zewnętrznych badań, takich jak przegląd publikacji branżowych i doniesień prasowych. Programy często mają szablony, za pomocą których można szybko generować raporty. Mogą one łączyć się z bazami danych, aby umożliwić generowanie wykresów, wykresów i innych wizualnych prezentacji danych, rysując bezpośrednio w bazie danych, a nie zmuszając osobę do stworzenia prezentacji od podstaw.

Niektóre powody, dla których warto poprosić o raport ad hoc, mogą obejmować plany eksploracyjne dotyczące wprowadzenia nowych produktów i usług, wstępne badania rynku oraz przygotowania do przeglądów praktyk i planów biznesowych. We wszystkich przypadkach początkowe dane będą stanowić wytyczne dla personelu, który musi podjąć decyzję dotyczącą dalszego postępowania. Raport ad hoc może identyfikować określone problemy i wyróżniać działania, które należy realizować lub których należy unikać. Na przykład raport może wykazać, że standardy branżowe wkrótce się zmienią, dlatego nierozsądnie jest inwestować w system zaprojektowany w celu ułatwienia zgodności z istniejącymi standardami, ponieważ firma będzie musiała dokonać aktualizacji w najbliższej przyszłości.

Chociaż raport ad hoc jest zamawiany w krótkim czasie, nadal musi być zgodny z profesjonalnymi standardami prezentacji. Obejmuje to korektę literówek, błędów i czytelności, prawidłowe formatowanie dokumentu oraz przestrzeganie wszelkich wewnętrznych standardów ustalonych przez firmę w zakresie wydawania raportów. Posiadanie szablonu może w tym pomóc, ponieważ możliwe jest umieszczenie informacji w szablonie, aby upewnić się, że raport ma znaną ogólną strukturę.