Vad är en Ad Hoc-rapport?
En ad hoc-rapport är en rapport som en person skapar som svar på en specifik begäran om information, snarare än vid bestämda intervall eller som en del av rutinrapporteringen. Handledare kan begära sådana rapporter av olika skäl och vanligtvis tillhandahålla en tidsram för slutförande, till exempel en begäran om att rapporten ska lämnas in vid slutet av arbetsdagen. Verktyg som hjälper till att skapa sådana rapporter finns tillgängliga, beroende på verksamhetens art och begäran.
Det latinska uttrycket "ad hoc" betyder "för detta", som hänvisar till idén att rapporten är uppdragen för ett visst syfte och täcker ett specifikt ämne. En begäran om en ad hoc-rapport kan innebära intern information som försäljningsdata, anställdas prestanda och så vidare. Det kan också innehålla extern information, som data om förändrade marknadsförhållanden, konsumenternas förväntningar och andra ämnen. När en begäran om en ad hoc-rapport lämnas bör den innehålla en detaljerad diskussion om vad som förväntas i rapporten.
Sekreterare och annan administrativ personal har vanligtvis i uppdrag att göra denna typ av arbete. De samlar in data från företagsdatabaser och extern forskning som granskning av handelspublikationer och nyhetsrapporter. Programvaror har ofta mallar som människor kan använda för att snabbt generera rapporter. Dessa kan binda ihop med databaser för att möjliggöra generering av diagram, grafer och andra visuella presentationer av data, rita direkt på databasen snarare än att tvinga personen att skapa presentationen från början.
Några skäl att begära en ad hoc-rapport kan inkludera utforskande planer för att lansera nya produkter och tjänster, preliminär marknadsundersökning och förberedelser för översyn av affärsmetoder och planer. I alla fall kommer initialdata att fungera som en guide för personal som behöver fatta beslut om hur man ska gå vidare. Den ad hoc-rapporten kan identifiera specifika problem och kommer att belysa aktiviteter att bedriva eller undvika. Till exempel kan rapporten visa att industristandarder håller på att förändras, vilket gör det oklokt att investera i ett system utformat för att underlätta efterlevnaden av befintliga standarder, eftersom företaget skulle behöva uppgradera inom en snar framtid.
Medan en ad hoc-rapport beställs inom en kort tidsperiod måste den fortfarande följa professionella presentationsstandarder. Detta inkluderar korrekturläsning för skrivfel, misstag och läsbarhet, formatering av dokumentet korrekt och efter alla interna standarder som fastställts av företaget för att utfärda rapporter. Att ha en mall kan hjälpa till med detta, eftersom det är möjligt att spela in information i mallen för att se till att rapporten följer en välkänd totalstruktur.