Vad är en ad hoc -rapport?
En ad hoc -rapport är en rapport som en person skapar som svar på en specifik begäran om information, snarare än med inställda intervall eller som en del av rutinrapportering. Handledare kan begära sådana rapporter av olika skäl och vanligtvis tillhandahålla en tidsram för genomförande, till exempel en begäran om att rapporten skulle lämnas in i slutet av arbetsdagen. Verktyg för att hjälpa till med skapandet av sådana rapporter finns tillgängliga, beroende på verksamhetens art och begäran.
Den latinska frasen "ad hoc" betyder "för detta", med hänvisning till idén att rapporten är i uppdrag för ett visst syfte och täcker ett specifikt ämne. En begäran om en ad hoc -rapport kan involvera intern information som försäljningsdata, anställdas prestanda och så vidare. Det kan också inkludera extern information, som data om förändrade marknadsförhållanden, konsumenternas förväntningar och andra ämnen. När en begäran om en ad hoc -rapport görs bör den innehålla en detaljerad diskussion om vad som förväntas i rapporten.
seKretarier och annan administrativ personal har vanligtvis uppdraget med denna typ av arbete. De samlar in data från företagsdatabaser och extern forskning som granskning av handelspublikationer och nyhetsrapporter. Programvaror har ofta mallar som människor kan använda för att snabbt generera rapporter. Dessa kan binda in med databaser för att möjliggöra generering av diagram, grafer och andra visuella presentationer av data, och ritar direkt på databasen snarare än att tvinga personen att skapa presentationen från grunden.
Vissa skäl att be om en ad hoc -rapport kan inkludera undersökande planer för att lansera nya produkter och tjänster, preliminär marknadsundersökningar och förberedelser för översyn av affärsmetoder och planer. I alla fall kommer initiala uppgifter att fungera som en guide för personal som behöver fatta beslut om hur man ska gå vidare. Ad hoc -rapporten kan identifiera särskilda frågor och kommer att lyfta fram aktiviteter för att drivaue eller undvik. Rapporten kan till exempel visa att branschstandarder håller på att ändra, vilket gör det oklokt att investera i ett system som är utformat för att underlätta överensstämmelse med befintliga standarder, eftersom företaget skulle behöva uppgradera inom en snar framtid.
Medan en ad hoc -rapport beställs inom en kort tidsperiod måste den fortfarande uppfylla professionella presentationsstandarder. Detta inkluderar korrekturläsning för skrivfel, misstag och läsbarhet, formatering av dokumentet korrekt och följer eventuella interna standarder som fastställts av företaget för att utfärda rapporter. Att ha en mall kan hjälpa till med detta, eftersom det är möjligt att spela information i mallen för att se till att rapporten följer en bekant total struktur.