Wat is een ad hoc rapport?
Een ad-hocrapport is een rapport dat een persoon maakt als reactie op een specifiek verzoek om informatie, in plaats van met vaste intervallen of als onderdeel van routinematige rapportage. Supervisors kunnen om verschillende redenen om dergelijke rapporten vragen en bieden meestal een tijdschema voor voltooiing, zoals een verzoek om het rapport voor het einde van de werkdag in te dienen. Er zijn tools beschikbaar om dergelijke rapporten te maken, afhankelijk van de aard van het bedrijf en de aanvraag.
De Latijnse uitdrukking "ad hoc" betekent "hiervoor", verwijzend naar het idee dat het rapport voor een bepaald doel is opgesteld en een specifiek onderwerp behandelt. Een verzoek om een ad-hocrapport kan interne informatie bevatten, zoals verkoopgegevens, prestaties van werknemers, enzovoort. Het kan ook externe informatie bevatten, zoals gegevens over veranderende marktomstandigheden, consumentenverwachtingen en andere onderwerpen. Wanneer een verzoek om een ad-hocrapport wordt gedaan, moet dit een gedetailleerde bespreking van wat er in het rapport wordt verwacht, bevatten.
Secretaresses en ander administratief personeel zijn meestal belast met dit soort werk. Ze verzamelen gegevens uit bedrijfsdatabases en extern onderzoek zoals het beoordelen van handelspublicaties en nieuwsberichten. Softwareprogramma's hebben vaak sjablonen die mensen kunnen gebruiken om snel rapporten te genereren. Deze kunnen aansluiten op databases om het genereren van grafieken, grafieken en andere visuele presentaties van gegevens mogelijk te maken, waarbij rechtstreeks op de database wordt getekend in plaats van de persoon te dwingen de presentatie helemaal opnieuw te maken.
Enkele redenen om om een ad-hocrapport te vragen, kunnen verkennende plannen zijn om nieuwe producten en diensten te lanceren, voorlopig marktonderzoek en voorbereiding op revisies van bedrijfspraktijken en plannen. In alle gevallen zullen initiële gegevens dienen als een gids voor personeel dat beslissingen moet nemen over hoe verder te gaan. Het ad-hocrapport kan specifieke problemen identificeren en activiteiten benadrukken die moeten worden nagestreefd of vermeden. Het rapport kan bijvoorbeeld aantonen dat industriële normen op het punt staan te veranderen, waardoor het onverstandig is om te investeren in een systeem dat is ontworpen om de naleving van bestaande normen te vergemakkelijken, omdat het bedrijf in de nabije toekomst zou moeten upgraden.
Hoewel een ad-hocrapport binnen een korte periode wordt besteld, moet het nog steeds voldoen aan professionele presentatienormen. Dit omvat proeflezen voor typefouten, fouten en leesbaarheid, het document op de juiste manier opmaken en alle interne normen volgen die door het bedrijf zijn vastgesteld voor het uitgeven van rapporten. Het gebruik van een sjabloon kan hierbij helpen, omdat het mogelijk is om informatie in de sjabloon te plaatsen om ervoor te zorgen dat het rapport een vertrouwde algemene structuur volgt.